Paano Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong (na may Mga Larawan)
Paano Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong (na may Mga Larawan)
Video: Halimbawa ng Pagpupulong 2024, Marso
Anonim

Walang sinuman ang may gusto ng isang pagpupulong na drags sa walang layunin. Kung ikaw ang namumuno sa pagsusulat ng agenda, iwasan ang senaryong ito sa pamamagitan ng pagsulat ng isang malinaw na agenda, na itinatakda kung ano ang iyong sasakupin at kung gaano katagal ang gugugol mo sa bawat paksa. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang plano at pagsunod sa, makakamit mo ang higit pa at hindi masasayang ang mahalagang oras ng iyong mga kasamahan.

Mga hakbang

Tulong sa Agenda

Image
Image

Annotated Meeting Agenda

Bahagi 1 ng 3: Paggawa ng Batayang Plano

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 1
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 1

Hakbang 1. Humiling ng impormasyon mula sa iyong mga kasamahan

Ang mga tao ay magiging mas pansin sa pulong kung may sasabihin sila sa agenda. Humingi ng mga mungkahi tungkol sa kung ano ang isasama, at subukang magdagdag ng ilan sa mga ito sa iyong agenda.

  • Maaari kang magpadala ng isang email nang maaga o bumisita sa mga tao nang paisa-isa.
  • Tiyaking gawin ito nang hindi bababa sa 6-7 araw nang maaga upang ang mga miyembro ng iyong koponan ay magkaroon ng pagkakataong magbigay. Nais mong gawing finalized ang agenda 3-4 araw bago ang pagpupulong.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 2
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 2

Hakbang 2. Itaguyod ang iyong pangunahing layunin o layunin

Ang isang pagpupulong ay dapat magkaroon ng isang tinukoy na layunin, tulad ng upang magpasya, magbahagi ng impormasyon, gumawa ng mga plano para sa hinaharap, o magbigay ng mga ulat sa pag-unlad. Kung hindi man, hindi ka dapat nakikipagpulong sa una.

Ang isang pagpupulong ay maaaring magkaroon ng higit sa isang layunin. Halimbawa, baka gusto mong ibahagi ang mga ulat sa pag-usad upang matulungan kang makapagpasya tungkol sa hinaharap

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 3
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 3

Hakbang 3. Ituon ang mga isyu na nakakaapekto sa higit pa sa isang pares ng mga tao

Kung ang isang item sa iyong agenda ay maaaring malutas ng isang pagpupulong sa pagitan ng 2 tao, iwanan ito. Sa halip, gamitin ang iyong mahalagang oras ng pagpupulong upang magtrabaho sa mga problema na kailangang timbangin ng bawat isa.

  • Halimbawa, kung kailangan mong magtipon tungkol sa isang bagong proyekto at ng ibang tao, mag-set up ng isang magkakahiwalay na pagpupulong para doon.
  • Kung gagamitin mo ang mahalagang oras ng pagpupulong para sa isang isyu na malulutas ng ilang tao, madarama ng iba na sinasayang mo lang ang kanilang oras. Dagdag pa, mahirap iiskedyul ang mga pagpupulong kasama ang maraming tao, kaya't gamitin ang pagkakataon.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 4
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 4

Hakbang 4. Paliitin ang iyong listahan ng mga item sa agenda hanggang sa nais mong sakupin

Unahin kung ano ang pinakamahalagang magagawa sa pagpupulong na ito. Maaaring hindi mo ma-cover ang lahat, kaya dumikit sa kung ano ang talagang pinakamahalaga.

  • Halimbawa, marahil ay mayroon kang "pakikipag-ayos sa mga deadline ng proyekto," "mga ulat sa pag-usad," "mga bagong proyekto," at "sesyon ng pag-brainstorming." Maaari kang magpasya na wala kang oras para sa isang sesyon ng brainstorming sa pagpupulong na ito.
  • Maaaring kailanganin mong mag-iskedyul ng mas maliit na mga pagpupulong upang makatulong na matapos ang mga bagay na nahulog sa iyong pangunahing agenda para sa malaking pagpupulong.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 5
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 5

Hakbang 5. Iiskedyul muna ang pinakamahalagang mga paksa

Kapag nagpaplano ng mga pagpupulong, karaniwang isang magandang patakaran na i-front-load ang iskedyul na may pinakamahalagang mga paksa. Tinitiyak nito na ang bawat isa ay maaaring talakayin ang mahahalagang paksang ito kapag sila ay nasa kanilang pinakamatalim at hindi nagsasawa sa simula pa lamang ng pagpupulong.

  • Halimbawa, baka gusto mong unahin ang mga item sa paggawa ng desisyon kaysa sa mga ulat sa pag-usad (maliban kung kailangan mong pakinggan ang mga ulat sa pag-usad upang magpasya).
  • Dagdag pa, kung ang pulong ay kailangang magtapos ng maaga o ang ilang mga dadalo ay kailangang umalis bago ito natapos, tinalakay mo na ang pinakamahalagang mga paksa.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 6
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 6

Hakbang 6. I-mapa kung gaano karaming oras ang aabutin ng bawat item

Habang hindi mo alam sigurado kung gaano katagal ang tatagal ng bawat item, kailangan mo ng isang pangkalahatang ideya. Isaisip kung gaano katagal ang pagpupulong at kung gaano karaming mga paksa ang dapat mong talakayin. Subukang maglaan ng mas maraming oras sa pinakamahalagang mga paksa.

  • Halimbawa, baka maglagay ka ng 30 minuto para sa mga ulat sa pag-unlad, 10 minuto para sa talakayan, at 10 minuto upang bumoto sa mga bagong deadline.
  • Kung wala kang anumang itinakdang oras para sa mga paksa, hindi ka malulutas sa iyong agenda. Isipin ang tungkol sa tiyempo bago ang pagpupulong sapagkat maaari kang magpasya na hindi mo masasaklaw ang lahat ng nais mo sa itinakdang oras.
  • Kadahilanan sa bilang ng mga taong dumadalo sa iyong pagpupulong kapag tumutukoy sa mga pagtaas ng oras. Kung mayroon kang 15 mga tao at nagbibigay ka ng isang paksa ng 15 minuto, nangangahulugan iyon na ang bawat tao ay maaaring makapagsalita lamang ng mas mababa sa isang minuto. Kahit na hindi lahat ng tao ay nagsasalita, maaaring iyon ay isang masikip.

Bahagi 2 ng 3: Pagbubuo ng Agenda

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 7
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 7

Hakbang 1. Magsimula sa isang pamagat para sa iyong agenda at pagpupulong

Dapat sabihin sa iyong pamagat sa mambabasa na nagbabasa sila ng isang agenda. Dapat ding ipakilala ang paksa ng pagpupulong. Kapag nakapagpasya ka, ilagay ang iyong pamagat sa tuktok ng iyong blangko na dokumento. Panatilihing simple ang iyong pamagat at sa puntong.

  • Halimbawa, ang iyong pamagat ay maaaring "Agenda ng Pagpupulong sa Hulyo: Pagtalakay sa Mga Bagong Ideya sa Proyekto" o "Agenda ng Pagpupulong sa August 2019: Paglipat ng Mga deadline ng Proyekto."
  • Dumikit sa isang payak, font ng negosyo tulad ng Times New Roman o Calibri.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 8
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 8

Hakbang 2. Magtabi ng oras sa pagpupulong para sa mga pagbati at pagbati

Ang bahaging ito ng pagpupulong ay nagbibigay sa mga tao ng pagkakataong kumusta. Ito rin ay isang puwang para sa iyo o sa iba pang mga pinuno ng pagpupulong upang buksan ang pagpupulong at talakayin ang mga pangunahing bagay na sasakupin mo.

  • Maaari mo ring gamitin ang isang ice breaker kung kasama sa pagpupulong ang maraming tao na hindi magkakilala.
  • Kung nagsusulat ka ng isang agenda para sa isang malaking pagpupulong, sabihin sa isang pagpupulong, ang oras na kinakailangan para sa bahaging ito ay maaaring maging makabuluhan. Sa isang maliit na pagpupulong sa opisina, ang bahaging ito ay maaaring tumagal ng ilang minuto.
  • Maaari ka ring mag-iwan ng puwang para sa mga pagbabago sa agenda sa simula.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 9
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 9

Hakbang 3. Parirala ang iyong mga item sa agenda bilang mga katanungan upang ma-intriga ang mga miyembro ng iyong koponan

Kapag naglagay ka lamang ng ilang mga salita sa agenda, maaari nitong iwanang maguluhan ang iyong mga kasamahan. Ang isang katanungan ay tumutulong sa pagbibigay ng konteksto, at binibigyan sila ng pagkakataong pag-isipan ito nang maaga.

  • Halimbawa, sa halip na isulat ang, "Mga Deadline ng Proyekto," maaari mong isulat, "Maaari bang ilipat ang mga deadline ng proyekto upang matugunan ang lumalaking pangangailangan?"
  • Kung kinakailangan, magdagdag ng isang maikling paglalarawan sa ilalim ng tanong.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 10
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 10

Hakbang 4. Sumulat sa tinatayang oras sa tabi ng bawat paksa sa agenda

Habang hindi mo kinakailangang magsama ng mga oras, makakatulong ito sa mga tao na maghanda. Papayagan nitong humiling sila ng mas maraming oras kung kinakailangan, halimbawa.

Nagbibigay din ito sa mga tao ng pagkakataong paikliin ang kanilang mga sinabi kung maikli ang tiyempo

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 11
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 11

Hakbang 5. Lumikha ng isang proseso para sa bawat item sa listahan

Itinatakda ng proseso kung paano mo lalapitan ang bawat item sa agenda. Halimbawa, kung pinag-uusapan mo ang tungkol sa paglipat ng mga deadline ng proyekto, ang bawat tao ay darating sa paksa mula sa isang iba't ibang mga punto sa proseso. Sa pamamagitan ng pagtataguyod ng isang proseso, nakukuha mo ang lahat sa parehong pahina.

Halimbawa, sabihin na ang item sa agenda ay, "Maaari bang ilipat ang mga deadline ng proyekto upang matugunan ang lumalaking pangangailangan?" Ang iyong proseso ay maaaring "10 minuto upang talakayin ang kasalukuyang pag-unlad. 15 minuto upang maitaguyod kung ano ang aabutin upang madagdagan ang pagiging produktibo. 10 minuto upang timbangin ang mga kalamangan at kahinaan. 5 minuto upang bumoto kung dapat bang itaas ang mga deadline."

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 12
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 12

Hakbang 6. Itaguyod kung sino ang mamumuno sa bawat seksyon sa agenda

Tandaan kung sino ang mamumuno sa bawat bahagi ng pagpupulong. Huwag hayaan itong maging sorpresa sa tao. Dapat mong gawin ito nang maaga, at pagkatapos ay isulat ito sa agenda.

Kung pinamunuan mo ang buong pagpupulong, maaari mong tandaan na sa tuktok ng agenda

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 13
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 13

Hakbang 7. Maglaan ng oras sa iskedyul para sa anumang mga espesyal na panauhin

Kung ang anumang mga panauhin ay pupunta sa iyong pagpupulong upang talakayin ang mga paksang mahalaga, gugustuhin mong maglaan ng isang tipak ng oras ng pagpupulong sa mga taong ito. Magplano sa pagtatalaga sa bawat panauhin ng isang solong entry sa agenda kahit na mayroon silang higit sa isang paksa ng talakayan. Sa ganitong paraan, maisaayos nila ang kanilang mga paksa ayon sa tingin nila na angkop.

Mahusay na makipag-ugnay sa mga panauhin nang maaga upang malaman kung gaano karaming oras ang kailangan ng bawat isa para sa kanilang paksang pinag-uusapan. Nakakatulong ito upang maiwasan ang nakakahiya na mga pagtatalo sa pag-iiskedyul

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 14
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 14

Hakbang 8. Mag-iwan ng isang pambungad para sa iba pang negosyo

Ang bahaging ito ng agenda ay dapat na magtapos. Binibigyan ka lamang nito ng isang pagkakataon na tanungin ang iba kung mayroon pa mang kailangang tugunan sa pagpupulong. Dagdag pa, binibigyan nito ng pagkakataong bumalik ang mga miyembro sa isang bagay na maaaring mas maaga pa nang natakpan.

  • Kapag nagsama ka sa agenda, ipinapaalam nito sa mga miyembro na magkakaroon sila ng pagkakataong mag-ambag kahit na kung ano ang kailangan nilang pag-usapan ay hindi saklaw ng iyong agenda.
  • Maaari mo ring isama ang oras para sa mga katanungan at sagot sa seksyong ito.

Bahagi 3 ng 3: Pagbabalot ng Agenda

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 15
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 15

Hakbang 1. Idagdag ang mga detalye ng pagpupulong sa agenda

Isama ang oras, petsa, at lokasyon ng pagpupulong. Gayundin, idagdag ang mga pangalan ng sinumang mapupunta sa pulong. Sa ganoong paraan, alam nang maaga ng mga tao kung sino ang makakonekta nila habang nandiyan.

  • Magandang ideya din na isama ang mga tao na normal na nandiyan ngunit hindi makakapunta sa pulong na ito. Gawin itong malinaw na hindi sila makakapasok.
  • Magsama ng isang mapa o direksyon kung mayroon kang mga taong hindi pamilyar sa iyong lugar na dumadalo sa pulong.
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 16
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 16

Hakbang 2. Tandaan ang anumang paunang trabaho na kailangang gawin para sa pagpupulong

Marahil ay may isang bagay na kailangang basahin nang maaga ang iyong mga kasamahan, o baka kailangan nilang magsaliksik ng mga solusyon. Maaari mo ring pag-isipan ang mga ito tungkol sa ilang mga problema.

Lumikha ng isang puwang sa ilalim ng agenda. Patayin ito nang may naka-bold na font o pagha-highlight upang makita ito ng mga kalahok

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 17
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 17

Hakbang 3. Suriin ang agenda para sa mga error bago ipamahagi ito

Dahil ang ilang mga dumalo ay maaaring magtapos sa labis na pag-asa sa agenda ng pagpupulong, mas mahusay na i-proofread ito para sa mga error at pagkakumpleto bago ibigay ito. Ang paggawa nito ay hindi lamang paggalang sa mga dumalo; positibo rin itong sumasalamin sa iyong pansin sa detalye at paggalang na mayroon ka para sa kanila.

Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 18
Sumulat ng isang Agenda para sa isang Pagpupulong Hakbang 18

Hakbang 4. Ipadala ang agenda ng 3-4 na araw bago ang pagpupulong

Ang pagpapaalam sa iyong mga kasamahan na makita ang agenda ay nagbibigay sa kanila ng pagkakataong maghanda. Gayunpaman, hindi mo nais na ilabas ito nang masyadong maaga, dahil mawawala ito sa shuffle.

Para sa mas malalaking pagpupulong sa mga kumperensya, maaaring kailanganin mong alisin ang agenda nang ilang buwan nang maaga

Mga Tip

  • Subukang gumamit ng isang template na kasama sa iyong word processor. Maraming mga programa sa pagpoproseso ng salita, tulad ng Microsoft Office, Mga Pahina para sa Mac, at iba pa, ay may mga template para sa iba't ibang mga personal at propesyonal na dokumento, na maaaring magsama ng mga agenda para sa mga pagpupulong. Ginagawa itong mga template na mabilis at madali upang makabuo ng isang propesyonal na dokumento.
  • Kung ang iyong kumpanya ay may isang espesyal na form para sa mga agenda, gamitin ang form na ito bilang isang template.
  • Manatili sa iyong iskedyul ng agenda, ngunit maging may kakayahang umangkop. Tiyaking mananatili sa iskedyul ang iyong pagpupulong sa pamamagitan ng pagbantay sa oras. Kapag nakakuha ka ng pagkakataon, magalang na ilipat ang pagpupulong sa pamamagitan ng pagsasabi ng isang kagaya ng, "Dapat tayong lumipat sa susunod na paksa kung nais nating umalis dito sa tamang oras."

Inirerekumendang: