Paano Kumuha ng Mga Minuto (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Kumuha ng Mga Minuto (na may Mga Larawan)
Paano Kumuha ng Mga Minuto (na may Mga Larawan)

Video: Paano Kumuha ng Mga Minuto (na may Mga Larawan)

Video: Paano Kumuha ng Mga Minuto (na may Mga Larawan)
Video: Paano ang tamang pagkuha ng video gamit ang inyong mga cellphone 2024, Marso
Anonim

Napili ka lang o itinalaga bilang kalihim ng komite kung saan ka kabilang. Binabati kita! Alam mo ba kung paano kumuha, maghanda, at magpakita ng mga minuto? Sinusundan mo man ang pambatasang bibliya ng Robert's Rules of Order o paglalaan ng minuto sa isang hindi gaanong pormal na setting, narito ang mga mahahalagang pamamaraan upang sundin.

Mga hakbang

Sample Minuto

Image
Image

Sample Minuto ng Pagpupulong

Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.

Image
Image

Sample na Mga Minuto sa Pagpupulong sa Negosyo

Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.

Image
Image

Halimbawang Mga Minuto ng Pagpupulong ng Lupon

Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.

Bahagi 1 ng 4: Paghahanda nang Pauna

Kumuha ng Minuto Hakbang 1
Kumuha ng Minuto Hakbang 1

Hakbang 1. Alamin ang mga patakaran ng pulong ng iyong samahan

Kung ang kalihim ay inaasahang magtatagal ng pormal na minuto, tanungin kung sumusunod ang pangkat sa Mga Panuntunan ng Order ni Robert o ibang gabay. Sa mas impormal na mga setting, tanungin kung ano ang dapat isama sa mga minuto o kung paano ito gagamitin.

  • Bilang tagakuha ng minuto, hindi mo kailangang pamilyar ang iyong sarili sa buong Mga Panuntunan ng Order. Gayunpaman, ang pagkuha ng isang kopya (o paghiram ng chairman) ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa pagsagot sa mga partikular na katanungan.
  • Alamin mo rin ang iyong papel. Ang ilang mga minutong kalihim ay hindi lumahok sa pagpupulong, habang ang iba naman ay tumatagal ng ilang minuto habang nag-aambag sa talakayan. Sa alinmang kaso ang kalihim ay hindi dapat maging isang tao na may isa pang pangunahing papel, tulad ng chairman o tagatulong.
Kumuha ng Minuto Hakbang 2
Kumuha ng Minuto Hakbang 2

Hakbang 2. Maghanda ng isang template nang maaga

Ang mga minuto ng bawat pagpupulong ay maglalaman ng magkatulad na impormasyon. Lumilikha ang isang template ng isang pare-pareho na format para sa kadalian ng sanggunian. Isama ang puwang para sa sumusunod na impormasyon nang minimum.

  • Pangalan ng organisasyon.
  • Uri ng pagpupulong. Ito ba ay isang regular na lingguhan o taunang pagpupulong, isang mas maliit na pagpupulong ng komite, o isang pagpupulong na pinupulong para sa isang espesyal na layunin?
  • Petsa, oras, at lugar. Mag-iwan ng puwang para sa mga oras ng pagsisimula at pagtatapos (pagtitipon at pag-aayos).
  • Pangalan ng chairman o pinuno ng pagpupulong at pangalan ng kalihim (o kanilang mga kahalili).
  • Listahan ng "mga dumalo" at "paghingi ng tawad ng mga wala". Ito ay isang magarbong termino para sa sheet ng pagdalo. Tandaan kung may isang korum na naroroon (ang bilang ng mga taong sapat upang magsagawa ng mga boto).
  • Puwang para sa iyong lagda. Bilang tagakuha ng minuto, palagi kang magpapirma sa iyong trabaho. Ang isang karagdagang lagda ay maaaring kailanganin kapag naaprubahan ang mga minuto, alinsunod sa mga patakaran ng iyong samahan.
  • Isang agenda, kung ibinigay ng isa. Kung ang chairman o tagapayo ng pulong ay hindi hiniling sa iyo na i-draft ang agenda, dapat silang magkaroon ng isang magagamit kapag hiniling. Ang pagkakaroon ng isa na magre-refer ay makakatulong sa iyong ayusin ang iyong mga tala sa pagpupulong.
Kumuha ng Minuto Hakbang 3
Kumuha ng Minuto Hakbang 3

Hakbang 3. Magdala ng isang notebook o laptop

Siguraduhin na kahit anong dalhin mo ay isang bagay na komportable ka. Kung madalas kang sumusulat ng mga minuto, magtabi ng isang notebook para sa hangaring ito, o lumikha ng isang folder sa iyong computer.

  • Kung tumagal ka ng ilang minuto sa isang naunang pagpupulong at hindi pa sila naisumite para sa pag-apruba, tiyaking dadalhin mo rin ang mga iyon.
  • Habang ang isang audio recorder ay maaaring makatulong sa iyo na maisalin ang mga minuto sa paglaon, hindi ito isang kapalit ng pagkuha ng tala. Kung naitala mo ang pagpupulong, siguraduhin na ang lahat ay mayroong mga pagsang-ayon at huwag sumuko sa tukso na lumikha ng isang salitang-salita na transcript.
  • Ang pag-aaral ng isang maikling salita ay magpapabilis sa pagkuha ng tala, ngunit hindi mo kailangang maalis ang bawat salita upang tumagal ng ilang minuto. Sa katunayan, dapat mong iwasan ang paggawa nito.
  • Kung hihilingin sa iyo na gumawa ng mga tala sa publiko sa panahon ng pagpupulong, gumamit ng isang overhead projector o pagtatanghal sa paglabas. Tiyaking nagawa mong iuwi ang mga tala pagkatapos na hindi nadudugtong ang mga ito upang magamit mo ang mga ito upang mai-type ang minuto.

Bahagi 2 ng 4: Pagkuha ng Mga Tala sa Pagpupulong

Kumuha ng Minuto Hakbang 4
Kumuha ng Minuto Hakbang 4

Hakbang 1. Ipamahagi ang isang sheet ng pagdalo

Sa sandaling ang lahat ay dumalo, ipamahagi ang isang solong piraso ng papel (higit pa para sa napakalaking pagpupulong) na may puwang para sa bawat tao na magsulat ng kanilang pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari mo itong magamit pagkatapos ng pagpupulong upang punan ang seksyon ng mga dadalo ng iyong template, o ikabit ang mismong sheet sa pag-sign sa mga natapos na minuto.

Kung hindi ka pamilyar sa marami sa mga taong naroroon, gumuhit ng isang tsart sa pagkakaupo at punan ito habang hinihiling mo sa lahat na ipakilala ang kanilang sarili. Panatilihing madaling gamitin ito habang kumukuha ka ng mga tala ng pagpupulong upang maaari kang mag-refer sa mga tao sa kanilang pangalan kapag naaangkop (tulad ng tinalakay sa ibaba)

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 5
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 5

Hakbang 2. Punan ang hangga't maaari ng iyong template hangga't maaari

Habang hinihintay ang pagsisimula ng pagpupulong, itala ang pangalan ng samahan, ang petsa at lugar ng pagpupulong, at ang uri ng pagpupulong (hal. Lingguhang pagpupulong ng lupon, isang espesyal na pagpupulong ng komite, atbp.). Kapag nagsimula ang pagpupulong, tandaan ang oras ng pagsisimula.

  • Kung wala kang isang template, itala ang impormasyong ito sa tuktok ng iyong mga tala sa pagpupulong.
  • Kung ang pagpupulong ay tinawag para sa isang espesyal na layunin o sa isang espesyal na oras, i-save ang paunawa na ipinadala upang abisuhan ang mga miyembro. Dapat mong ikabit ito sa mga minuto pagkatapos nilang mai-transcript.
Kumuha ng Minuto Hakbang 6
Kumuha ng Minuto Hakbang 6

Hakbang 3. Tandaan ang resulta ng unang paggalaw

Karamihan sa mga pormal na pagpupulong ay magsisimula sa isang mosyon na magpatibay ng isang agenda, kaya't gagamitin ito ng hakbang na ito bilang isang halimbawa. Kung ang pagpupulong ay nagsisimula sa ibang paggalaw, siguraduhin lamang na maitala ang lahat ng parehong may-katuturang impormasyon:

  • Ang eksaktong salita ng paggalaw na nagsisimula sa "paglipat ko". Karaniwan itong magiging "Lumipat ako para sa pag-aampon ng agenda na ito."
  • Ang pangalan ng gumalaw (taong nagpanukala ng mosyon).
  • Ang resulta ng boto. Kung magtagumpay ang boto, isulat ang "kilos na isinasagawa." Kung nabigo ito, isulat ang "nabigo ang paggalaw."
  • Maaari kang humiling ng mahahabang galaw na isumite sa pagsulat kung hindi mo maitatala nang tumpak ang mga ito. Kung ito ay isang paulit-ulit na problema, tanungin sa pagitan ng mga pagpupulong kung maaari itong gawing opisyal na patakaran para sa mga galaw sa itaas ng isang tiyak na bilang ng mga salita.
  • Kung na-draft mo ang agenda, maaari kang maging tagagalaw ng kilos na ito pati na rin ang minutong kalihim. Ayos lang yan; hangga't mananatili kang layunin walang problema sa pagtatala ng iyong sariling mga aksyon.
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 7
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 7

Hakbang 4. Itala ang iba pang mga galaw sa buong pagpupulong

Makinig ng mabuti sa lahat ng mga talakayan, ngunit (maliban kung itinuro kung hindi man!) Huwag itala ang mga ito. Kapag gumawa ng isang bagong kilos, itala ang nauugnay na impormasyon.

  • Tandaan, ang bawat paggalaw ay dapat na may kasamang eksaktong salita ng paggalaw, ang pangalan ng gumalaw, at ang resulta ng pagboto.
  • Ang ilang mga galaw ay nangangailangan ng isang seconder bago lumipat sa isang boto. Kung may magsabi ng "I pangalawang galaw" o katulad, itala ang pangalan ng taong iyon bilang seconder.
  • Kung hindi mo alam ang pangalan ng gumalaw o kailangan ng paulit-ulit na paggalaw, abalahin ang pagpupulong nang magalang upang magtanong. Ang pagtatala ng impormasyon nang tumpak ay sapat na mahalaga upang bigyang katwiran ang isang maliit na pagkagambala.
  • Kung ang isang kilos ay susugan, baguhin lamang ang mga salitang binibigyan ng galaw sa iyong mga tala. Maliban kung ang pagbabago ay kontrobersyal at pumupukaw ng maraming talakayan, hindi na kailangang maitala na naganap ang isang susog.
Kumuha ng Minuto Hakbang 8
Kumuha ng Minuto Hakbang 8

Hakbang 5. Makinig sa mga ulat at kumuha ng mga kopya

Kailan man basahin nang malakas ang isang ulat, bulletin ng balita, o katulad na item, itala ang pangalan ng ulat at ang taong nagbabasa nito (o ang pangalan ng subcommite na bumubuo nito). Kung mayroong isang paggalaw na nakakabit, itala ito tulad ng nais mong anumang iba pang galaw.

  • Pinaka praktikal na kumuha ng isang kopya sa pagtatapos ng pagpupulong. Gumawa ng isang tala upang tanungin ang mambabasa o pinuno ng pagpupulong (chairman o pangulo) para sa isang kopya pagkatapos. Maglalakip ka ng isang kopya ng bawat ulat sa mga minuto nang naka-transcript.
  • Kung ang mga kopya ay hindi magagamit, sa halip tandaan kung saan itinatago ang orihinal na dokumento. Maaaring kailanganin mong hilingin para sa impormasyong ito pagkatapos ng pagpupulong.
  • Kung ang isang miyembro ay gumawa ng isang oral report (sa halip na magbasa mula sa isang dokumento), magsulat ng isang maikling, layunin na buod ng ulat. Huwag pumunta sa tukoy na detalye o i-quote ang verbatim ng speaker.
Kumuha ng Minuto Hakbang 9
Kumuha ng Minuto Hakbang 9

Hakbang 6. Itala ang mga aksyon na ginawa o itinalaga

Kasama rito ang "mga pag-check in" sa mga takdang-aralin sa huling pagpupulong pati na rin ang mga bagong pagkilos. Mayroon bang naatasan na magsulat ng isang liham? Tandaan ang kanilang pangalan at mga tagubilin.

  • Nakasalalay sa kung gaano pormal ang iyong pagpupulong, marami sa mga aksyon na ito ay maaaring mahulog sa ilalim ng payong ng "mga galaw". Para sa mga hindi gaanong pormal na pagpupulong, maaaring kailangan mong panatilihing balatan ang iyong tainga para sa hindi gaanong malinaw na organisadong mga desisyon.
  • Magsama ng isang maikling pagbanggit ng katwiran sa likod ng isang desisyon kung bibigyan ang isa.
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 10
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 10

Hakbang 7. Itala ang lahat ng mga punto ng pagkakasunud-sunod at pagpapasiya

Tuwing may isang pagtutol na ginawa sa isang pamamaraan, itala ang buong pagtutol at ang batayan nito, pati na rin ang buong pagpapasya na ibinigay ng Tagapangulo.

Tiyaking isama ang anumang mga sanggunian sa Mga Panuntunan ng Order ng Robert, ang mga batas sa organisasyon, o protokol ng kumpanya

Kumuha ng Minuto Hakbang 11
Kumuha ng Minuto Hakbang 11

Hakbang 8. Kung tatanungin lamang, itala ang mga buod ng mga talakayan

Opisyal, ang mga minuto ay isang pagtatala ng kung ano ang nagawa, hindi kung ano ang sinabi. Gayunpaman, tuparin ang anumang mga tukoy na kahilingan sa iyo ng iyong samahan.

  • Kapag nagtatala ng talakayan, maging hangarin hangga't maaari. Magsama ng mga konkretong puntos, hindi mga opinyon, at i-minimize ang paggamit ng mga pang-uri at pang-abay. Ang tuyo, makatotohanang, mayamot na pagsulat ang iyong layunin!
  • Huwag mag-refer sa mga tao sa kanilang pangalan habang buod ng talakayan. Ito ay lalong mahalaga sa panahon ng maiinit na mga argumento na maaaring maging sanhi ng pagkakasala.
Kumuha ng Minuto Hakbang 12
Kumuha ng Minuto Hakbang 12

Hakbang 9. Balot sa pagtatapos ng pagpupulong

Itala ang oras na ipinagpaliban ng pagpupulong. Tandaan na kunin ang anumang mga kopya ng mga ulat o ipaalala sa isang tao na ipadala ang mga ito sa iyo.

Laktawan ang iyong mga tala upang makita kung may kulang o kailangan ng paglilinaw. Kung kailangan mong magtanong ng isang tao sa isang katanungan, gawin ito ngayon bago sila umalis

Bahagi 3 ng 4: Paglilimbag ng Mga Minuto

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 13
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 13

Hakbang 1. Simulan ang prosesong ito sa lalong madaling panahon

Mahusay na isalin agad ang opisyal na minuto pagkatapos ng pagpupulong, kung sariwa pa sa iyong isipan ang mga kaganapan.

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 14
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 14

Hakbang 2. Gumamit ng isang computer upang mai-type ang iyong mga tala sa pagpupulong

Maaaring nagawa mo na ito kung gumamit ka ng laptop sa pagpupulong. I-save ang iyong mga tala at magsimula ng isang bagong dokumento para sa mga minuto upang maaari mong ihambing ang iyong mga tala at minuto magkatabi.

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 15
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 15

Hakbang 3. I-format ang iyong mga tala sa maayos na mga talata

Ang bawat bagong galaw, desisyon, o punto ng pagkakasunud-sunod ay dapat na nasa sarili nitong talata. Habang ini-format mo ang mga ito, suriin na ikaw:

  • Gumamit ng wastong spelling at grammar. Gumamit ng isang spellchecker kung kailangan mo.
  • Gumamit ng parehong panahunan sa kabuuan. Gamitin ang nakaraan o kasalukuyang panahunan, ngunit huwag lumipat sa pagitan nila sa parehong dokumento.
  • Layunin hangga't maaari. Ang iyong sariling opinyon ay hindi dapat mabawasan mula sa mga minuto. Sinusubukan mong lumikha ng isang layunin na rekord para magamit ng lahat.
  • Gumamit ng simple, eksaktong wika. Anumang malabo na wika ay dapat mapalitan ng eksaktong salita. Ang mga mabulaklak na paglalarawan ay dapat na ganap na alisin.
  • Isama lamang ang mga aksyon na ginawa, hindi mga talakayan. Maliban kung hinilingan kang magrekord ng mga talakayan, dapat kang tumuon sa kung ano iyon tapos na, hindi kung ano ang sinabi.
  • Bilangin ang mga pahina para sa kadalian ng sanggunian.
Kumuha ng Minuto Hakbang 16
Kumuha ng Minuto Hakbang 16

Hakbang 4. Ipamahagi ang isang draft ng iyong minuto sa mga miyembro

Magpadala ng isang kopya sa bawat miyembro gamit ang impormasyon sa pakikipag-ugnay sa sheet ng pag-sign in. Kung wala ka sa kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnay, dapat maabot sila ng pinuno ng pulong.

Kumuha ng Minuto Hakbang 17
Kumuha ng Minuto Hakbang 17

Hakbang 5. Maaprubahan ang mga minuto ng pagpupulong

Maaari kang hilingin na basahin nang malakas ang mga minuto sa susunod na pagpupulong at isumite ang mga ito para sa pag-apruba. Kung pumasa ang paggalaw, markahan na ang mga minuto ay tinanggap.

  • Kung ang mga minuto ay naitama bago sila tinanggap, gawin ang mga pagbabago sa dokumento at ipahiwatig sa wakas na naitama ang mga minuto. Huwag ilarawan ang mga tukoy na pagwawasto.
  • Kung ang isang paggalaw ay ginawa upang iwasto ang mga minuto matapos silang matanggap, isama ang eksaktong salita ng paggalaw na iyon sa mga nauugnay na minuto at kung naipasa o hindi ang paggalaw.

Bahagi 4 ng 4: Sa pamamagitan ng Paggamit ng Mga Template ng Mga Minuto ng Pagpupulong

Kumuha ng Minuto Hakbang 18
Kumuha ng Minuto Hakbang 18

Hakbang 1. Bisitahin ang isang site ng koleksyon ng template ng pulong

Ang mga pre-made na template ay makatipid sa iyo ng oras ng pag-set up ng pag-aayos ng iyong minuto, at makakatulong na maiwasan ang mga pagkakamali.

Kumuha ng Minuto Hakbang 19
Kumuha ng Minuto Hakbang 19

Hakbang 2. Maglaan ng ilang oras upang mag-browse sa bawat site

Gamitin ang kanilang mga tampok sa paghahanap at mag-scroll sa mga pagpipilian upang makahanap ng isa na pinakamabuti para sa iyo.

Kung kailangan mo ng isang tukoy na uri ng template - pangkalahatan o pamantayan, halimbawa - mag-browse sa mga site para sa iyong mga partikular na pangangailangan at i-download ito sa pamamagitan ng pag-click sa mga pindutang "i-download" o "gamitin ang template". Tiyaking nai-save mo ito sa isang madaling hanapin na lugar upang hindi ito mawala

Kumuha ng Minuto Hakbang 20
Kumuha ng Minuto Hakbang 20

Hakbang 3. Buksan ang file

Ngayon na nai-download mo ito, i-unzip ang file at buksan ito sa Microsoft Word o Excel. Para sa pinakamahusay na kalidad at kadalian ng paggamit, gamitin ang pinakabagong bersyon ng Microsoft word. Ang pagpapanatiling napapanahon ay gagawing mas simple ang mga bagay at magbibigay-daan sa iyong gumamit ng mga bagong tampok.

Kumuha ng Minuto Hakbang 21
Kumuha ng Minuto Hakbang 21

Hakbang 4. Idagdag ang logo ng iyong kumpanya at pag-sign sa copyright sa header

Tanggalin ang iba pang sample na logo - ngunit tiyaking basahin ang mga tuntunin ng paggamit ng anumang site na nakuha mo ang template mula sa una. Hindi na kailangan para sa anumang hindi kinakailangang mga ligal na ligal, tama ba?

Kumuha ng Minuto Hakbang 22
Kumuha ng Minuto Hakbang 22

Hakbang 5. Baguhin ang pamagat

Sa lugar ng pamagat, i-highlight ang mga salitang "Pagpupulong / Pangkat" at i-type ang iyong tunay na pamagat para sa iyong mga minuto ng pagpupulong.

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 23
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 23

Hakbang 6. Baguhin ang tema (opsyonal)

Upang gawing mas maganda at mas propesyonal ang iyong template ng minuto, isaalang-alang ang pagbabago ng mga kulay, o pagpili ng isang ginawang tema na. Ito ay simple: hanapin ang tab na "layout ng Pahina" at sundin ito sa seksyong "Mga Kulay at Mga Tema". Doon, maaari mong ipasadya ang hitsura ng iyong template. Maaari mo ring gawin itong tumutugma sa mga kulay ng logo ng iyong kumpanya.

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 24
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 24

Hakbang 7. Pangalanan ang mga seksyon ng template

Dapat mayroong maraming mga pangalan ng patlang kasama ang template. Marahil ay kailangan mo ng higit pa, marahil mas kaunti, o baka hindi mo lang gusto ang paraan ng pag-label sa kanila. Ipasadya ang mga ito upang magkasya sa mga pangangailangan ng iyong mga pagpupulong.

Kumuha ng Minuto Hakbang 25
Kumuha ng Minuto Hakbang 25

Hakbang 8. I-save ang template sa iyong laptop upang maihatid mo ito sa mga pagpupulong upang masimulan ang pagtagal ng ilang minuto

Kung patuloy kang gumagamit ng Microsoft Office, ang mga bagay ay magiging mabilis at madali, at dapat mong makasabay sa pagpupulong sa isang mas organisado at tumpak na paraan kaysa dati. Bilang kahalili, maaari mong mai-print ang iyong template upang isulat ang iyong mga tala sa pamamagitan ng kamay, ngunit siguraduhin na mapanatili mo ang taas ng patlang upang matiyak na maaari mong magkasya bilang maraming impormasyon sa kailangan mo.

Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 26
Kumuha ng Mga Minuto Hakbang 26

Hakbang 9. Proofread ang iyong template

Binabati kita! Nakumpleto ang iyong template ng mga minuto ng pulong. Ang iyong pagiging produktibo at pagiging wasto sa panahon ng mga pagpupulong ay dapat na tumaas nang exponentially ngayon na mayroon kang isang template upang gabayan ka at ayusin ang iyong mga saloobin. Tulad ng anumang proyekto, i-skim ang mga detalye ng iyong template upang makita kung may kulang o hindi malinaw. Kapag natitiyak mong maayos ang lahat, ang iyong template ay maisasapuso para magamit at magiging handa ka na para sa mga paparating na pagpupulong.

Mga Tip

  • I-type agad ang iyong minuto pagkatapos magtapos ng pagpupulong. Mahusay na gawin ito habang ang mga kaganapan ay sariwa pa rin sa iyong isipan. Mahalaga rin na ang mga kalahok ay makakuha ng isang kopya ng kanilang mga item sa pagkilos sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagpupulong.
  • Umupo nang mas malapit hangga't maaari sa pinuno ng pagpupulong. Papayagan ka nitong marinig ang lahat at humiling ng paglilinaw nang hindi kinakailangang itaas ang iyong boses.
  • Itago ang mga minutong isinampa sa isang ligtas na lugar.
  • Hilingin sa mga tao na isulat ang kanilang mga galaw upang hindi mo na kailangang itala ang mga ito sa lugar.
  • Huwag matakot na makagambala at humingi ng paglilinaw anumang oras.
  • Napakahalaga ng mga minuto. Ang mga ito ay nai-save at maaaring tinukoy para sa mga darating na taon at taon. Kung ito ay isang ligal na bagay, halimbawa, ang reputasyon ng isang tao ay maaaring nakasalalay dito.
  • Basahin ang ilang mga bahagi ng Mga Panuntunan ng Order ng Robert, partikular ang seksyon sa pagiging isang kalihim.
  • Sumulat ng mga bagay kung mangyari ito. Kung ang parehong paksa ay nailahad nang dalawang beses, huwag ipagsama ang mga ito.

Babala

  • Huwag maglagay ng labis na detalye sa mga minuto. Kahit na hiningi sa iyo na magtala ng mga talakayan, panatilihin silang maikli at sa puntong posible. Paghigpitan ang iyong sarili sa pag-record ng mga pangunahing puntos na itinaas o masobrahan ka at punan ang mga minuto ng hindi kinakailangang detalye.
  • Ang mga personal na interpretasyon at damdamin ng tagakuha ng minuto ay hindi dapat naipasok sa talaan.
  • Kung ang isang bahagi ng pagpupulong ay nasasailalim sa pribilehiyo ng abugado-kliyente, Huwag itala ang bahaging iyon. Tandaan sa halip na "alam ng payo na ang talakayan ay nahulog sa ilalim ng pribilehiyo ng abugado-kliyente. Ang talakayan ay hindi naitala".
  • Kung hihilingin sa iyo na magtala ng isang kumpidensyal na talakayan tulad ng pagitan ng isang abugado at ng isang kliyente, kumuha ng magkakahiwalay na minuto at iimbak ang mga ito nang hiwalay mula sa pangkalahatang minuto ng pagpupulong. Markahan silang kumpidensyal at linawin kung sino ang may access sa kanila.

Inirerekumendang: