Paano Mapadali ang isang Pagpupulong: 15 Hakbang (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Mapadali ang isang Pagpupulong: 15 Hakbang (na may Mga Larawan)
Paano Mapadali ang isang Pagpupulong: 15 Hakbang (na may Mga Larawan)

Video: Paano Mapadali ang isang Pagpupulong: 15 Hakbang (na may Mga Larawan)

Video: Paano Mapadali ang isang Pagpupulong: 15 Hakbang (na may Mga Larawan)
Video: Nakasusunod sa panuto na may 1-2 at 3-4 na hakbang (MELC-Based) 2024, Marso
Anonim

Ang isang tagapayo ng pulong ay responsable sa pamumuno sa isang pagpupulong. Sa esensya, layunin ng tagapagpadaloy na matiyak na ang pagpupulong ay maayos na tumatakbo mula sa samahan, upang magsimula, at matapos. Ang isang napakahusay na pagpupulong ay dapat tiyakin na ang lahat ng mga layunin ng pagpupulong ay natutugunan ng pagtatapos nito. Sa gayon, titiyakin ng isang mahusay na tagapabilis na maunawaan ng lahat ng mga dadalo ang layunin ng pagpupulong, tiyakin na natutugunan ang lahat ng mga pangangailangan ng mga dumalo, tiyakin na ang daloy ng pagpupulong ay maayos, at tiyakin ang buong pakikilahok.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Paglalagay ng Batayan para sa isang Matagumpay na Pagpupulong

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 1
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 1

Hakbang 1. Ang paghahanda ay susi kaya magsimula sa isang agenda

Habang ang isang tagapabilis ay dapat na maghalo sa mga pagpupulong at gawing madali ang kanilang trabaho, mahalaga na maghanda sila nang husto para sa mga pagpupulong. Magsimula sa pagsulat ng isang Agenda. Ang isang mahusay na agenda ay isasama ang mga pangunahing punto tungkol sa pagpupulong pati na rin magbigay ng sapat na detalye upang malaman ng mga dumalo kung saan dapat at kung ano ang aasahan.

  • Tandaan ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos ng mga sesyon, pati na rin ang makatotohanang mga limitasyon ng oras para sa bawat session, upang matiyak na tatakbo sa tamang oras ang pagpupulong.
  • Piliin ang mga paksang nakakaapekto sa lahat ng dumalo sa pagpupulong. Subukang kumuha ng input mula sa mga dumalo sa pagpupulong tungkol sa mga paksang nagbibigay ng talakayan.
  • Subukang ibigay ang mga paksa bilang mga katanungan na kailangan ng pagsagot upang mapasigla ang diyalogo sa pulong.
  • Tandaan kung ano ang layunin ng talakayan. Para ba ito sa impormasyon, upang malutas ang isang problema, o upang magpasya?
  • Tukuyin kung paano dapat maghanda ang mga dumalo sa pagpupulong.
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 2
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 2

Hakbang 2. Planuhin ang listahan ng paanyaya

Nangangailangan ito ng isang maselan na balanse. Kung mayroong masyadong kaunti o masyadong maraming mga tao na dumalo pinamamahalaan mo ang panganib ng isang hindi produktibong pagpupulong. Gusto mong anyayahan lamang ang mga tao na tutulong sa iyo na maabot ang layunin ng pagpupulong. Tanungin ang iyong sarili sa sumusunod.

  • Sino ang mga pangunahing tagagawa ng desisyon sa isyu?
  • Sino ang pinaka-alam tungkol sa impormasyong tinatalakay?
  • Sino ang may vested interes sa mga paksa?
  • Sino ang kailangang magpatupad ng anumang mga pagpapasya na magagawa?
  • Ang ilang mga dalubhasa ay nagmumungkahi ng 8 katao na anyayahan sa mga pagpupulong kung saan kailangang magpasya. Sa kaibahan, iminumungkahi nila ang 18 katao kung ang layunin ng pagpupulong ay mag-brainstorm.
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 3
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 3

Hakbang 3. Ipadala ang mga paanyaya sa pamamagitan ng email

Ang pagpapadala ng isang email ay ang pinakamadaling paraan upang maanyayahan ang iyong mga dadalo. Ang iyong email ay dapat magbigay ng isang maikling pagpapakilala sa pagpupulong. Dapat din isama ang petsa, oras, at posibleng isang deadline ng RSVP. Ang agenda ay dapat na naka-attach sa email.

Ang paghingi ng isang RSVP ay opsyonal, ngunit papayagan kang maghanda ng tamang dami ng mga materyales para sa lahat ng mga kalahok

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 4
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 4

Hakbang 4. Simulang mag-isip tungkol sa kung ano ang ginagawa ng isang mahusay na tagapabilis

Sa pamamagitan ng pagninilay sa kung ano ang ginagawa ng isang tagapabilis sa panahon ng isang pagpupulong, malalagay ka sa isang mabuting posisyon upang malaman kung ano ang inaasahan sa iyo kapag ang iyong tungkulin na gampanan ang trabaho. Ang isang mahusay na tagapabilis ay magkakaroon ng maraming mga katangian na makakatulong sa kanya na pamahalaan ang oras, mga tao at iba`t ibang mga opinyon. Mas mainam na paunlarin nang maaga ang mga ugaling ito.

  • Pahalagahan ang mga tao at ang kanilang mga ideya. Ang isang mahusay na tagapabilis ay magpapahayag ng kanyang sariling mga papuri matapos na maipakita ng isang dumalo ang isang ideya. Sabihin ang isang bagay tulad ng "salamat Samantha, ang mga iyon ay lubhang kapaki-pakinabang na mga puntos na makakatulong sa amin na isipin ang tungkol sa isyu sa ibang paraan." Sa pamamagitan nito, titiyakin mong maririnig ang bawat tao at ideya at pati na rin ang iba ay may kumpiyansa sa pagsasalita.
  • Maging sa iyong mga daliri sa paa. Sasagot ka sa isang iba't ibang mga sitwasyon sa panahon ng mga pagpupulong. Kailangan mong mag-isip at mabilis na tumugon sa iba't ibang mga sitwasyong ito. Halimbawa, kung ang isang tao ay nagbibigay ng makabuluhang payo, mabilis na purihin sila, pagkatapos ay agad na maghanap ng isa pang dadalo na naghahangad na bumuo sa linyang iyon ng pag-iisip. Kung may nagtataas ng isang masamang punto na wala sa paksa, gayunpaman, gawin ang iyong makakaya upang mai-highlight ang mabuti sa komento at maghanap para sa isa pang dadalo na bubuo sa kung ano sa tingin mo ay mabuti.
  • Magaling magsalita. Mahalaga na maunawaan ka ng lahat sa silid. Gusto mong magsalita sa isang makatwirang lakas ng tunog upang ang bawat isa ay makarinig. Maipahayag nang malinaw at huwag magbulongbulong o magbulong bulungan. Mag-ingat na gumamit lamang ng jargon kung ang lahat sa pagpupulong ay pamilyar sa terminolohiya.

Bahagi 2 ng 3: Pagtatakda ng Yugto para sa Pagpupulong

Gawing madali ang pagpupulong Hakbang 5
Gawing madali ang pagpupulong Hakbang 5

Hakbang 1. Planuhin ang lokasyon at ayusin ang mga kasangkapan sa bahay

Kakailanganin mong isaalang-alang kung ang pagpupulong ay magiging harapan, isang virtual na pagpupulong sa pamamagitan ng mga screen, o isang kumbinasyon ng dalawa. Nakasalalay sa format ng pagpupulong, kakailanganin mong tiyakin na ang lahat ng mga kasangkapan sa bahay at hardware ay nasa lugar, kabilang ang mga upuan, mesa, at mga screen ng projector. Mayroong maraming mga posibleng paraan upang mag-set up ng kasangkapan sa bahay para sa isang pagpupulong.

  • Ang isang pag-set up ng talahanayan ay makakatulong para sa mga pagpupulong na nakatuon sa talakayan.
  • Ang isang setting na may mga upuan sa mga hilera ay mabuti para sa pagtataguyod ng isang speaker bilang pangunahing pokus. Ang set-up na ito ay gumagana nang maayos kapag ang pangunahing layunin ay ang paghahatid ng impormasyon sa halip na humingi ng talakayan.
  • Nagtatampok ang isang set-up ng teatro ng isang mesa sa harap ng silid at pinapayagan ang isang panel ng mga speaker na maupo sa harap. Ang mga dadalo ay uupo sa mga hilera sa harap ng mga nagsasalita ng panel tulad ng isang format ng panayam.
  • Ang isang set-up sa silid-aralan ay may mga mesa sa harap ng mga hilera ng mga upuan upang payagan ang mga dumalo na kumuha ng mga tala habang ang nagsasalita ay mananatiling pokus ng pagpupulong.
  • Gumamit ng hugis na U-set-up para sa mga pagpupulong kung saan nais mong makita ng mga kalahok ang bawat isa at makipag-ugnay kung kinakailangan.
  • Mag-set up ng mga upuan sa isang bilog kasama mo sa gitna para sa mga pagpupulong na inilaan bilang bukas at kalahok.
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 6
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 6

Hakbang 2. Magbigay ng mga suplay para sa mga dumadalo sa pagpupulong

Ang isang ganap na nakahandang tagapagpadaloy ay magbibigay sa mga dadalo ng mga panulat, notepad, workbook, handout at iba pang mga tool na kinakailangan para sa pagpupulong. Isaalang-alang din kung kakailanganin mong magbigay ng anumang impormasyon sa pag-log in nang maaga para sa mga virtual na pagpupulong. Dapat mayroong isang board na naka-set up upang paganahin ang mga tao at nagtatanghal na kumuha ng mga tala para matingnan ng lahat, marahil isang flip chart o puting board. Pinapanatili nito ang pagpupulong na mas maayos na dumadaloy, pinapayagan ang mga kalahok na masagot ang kanilang mga katanungan sa mga tinukoy na oras sa panahon ng pagpupulong.

Nakasalalay sa haba ng pagpupulong, pag-isipan ang tungkol sa pagbibigay sa iyong mga kalahok ng mga inumin (kape), meryenda, tubig at / o kendi

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 7
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 7

Hakbang 3. Magpadala ng isang paalala sa email tungkol sa pagpupulong sa paglapit nito

Ang mga tao ay abala, at walang mga paalala, posible na makalimutan nila ang tungkol sa isang paparating na pagpupulong. Subukang magpadala ng mga paalala sa mga dadalo sa dalawang araw bago ang iskedyul ng pagpupulong.

  • Kung tinanong mo ang mga inanyayahan sa RSVP, maaari kang magpadala ng isang paalala na kailangan nila sa RSVP bago ang deadline.
  • Sa iyong paalala na email siguraduhing magtanong kung may nagbago ng mga plano.

Bahagi 3 ng 3: Pag-alam sa Iyong Tungkulin na Nagpapadali sa Pagpupulong

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 8
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 8

Hakbang 1. Maagang dumating sa pagpupulong

Bilang tagatulong dapat nandoon ka upang batiin ang lahat na dumating sa pagpupulong. Alinman ang kanilang kamay habang naglalakad sa silid o binabati sila habang nag-log in sa tele-conference. Lilikha ito ng isang mainit na kapaligiran sa pagpupulong habang ipinapakita rin na seryoso ka at handang talakayin.

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 9
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 9

Hakbang 2. Simulan ang pagpupulong sa oras at linawin ang mga layunin

Habang ang lahat sa pagpupulong ay tatanggap ng agenda, sa pamamagitan ng muling pagpapakilala sa mga layunin, lahat ng mga dadalo ay magsisimula sa parehong pahina. Makakatulong din na maitakda ang tono para sa pagpupulong at mailagay agad sa tamang landas ang mga tao.

  • Maaari ka ring gumawa ng mga anunsyo sa bahay sa pagsisimula ng pagpupulong, kasama ang impormasyon tungkol sa mga oras ng pahinga, exit ng sunog at mga lokasyon ng banyo.
  • Maaari mo ring isipin ang tungkol sa pagtaguyod ng mga patakaran para sa pakikipag-ugnay depende sa kung sino ang dumadalo sa pagpupulong. Maaaring isama sa mga patakaran ang pagpapakita ng paggalang sa isa't isa, pananatili sa paksa, pag-atake sa problema kaysa sa tao, pagsasara ng diskusyon, at hindi pag-abala sa iba.
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 10
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 10

Hakbang 3. Gabayan ang pagpupulong sa pamamagitan ng pagsasalita ng lahat ng mga dadalo

Ang bawat isa ay may iba't ibang pamamaraan para sa paggabay sa isang pagpupulong at panatilihin ang mga nagsasalita sa paksa. Isang mahalagang pamamaraan ay tiyakin na ang pag-uusap at talakayan ay hindi pinangungunahan ng isa o dalawang tao. Siguraduhin na ikaw ay nasa pagbabantay para sa sinuman na maaaring nais na magbigay ng isang punto at bigyan sila ng pagkakataon na magsalita sa pamamagitan ng pagtatanong sa kanila ng kanilang mga saloobin.

Sabihin ang isang kasamahan na nagngangalang Samantha ay mukhang interesado ngunit hindi pa nag-aambag. Maaari mong subukang sabihin: "Samantha, paano nakakaapekto ang isyu sa kamay ng iyong departamento at sa iyo partikular?"

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 11
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 11

Hakbang 4. Dumikit sa paksa

Ang trabaho ng tagapagpadaloy ay panatilihin ang lahat ng mga dadalo o tagapagsalita sa paksa. Ang pagpapahintulot sa mga tangen na hindi naka-target ay magtatapon sa iyong iskedyul at maaaring mangahulugan na hindi maabot ng pulong ang inilaan nitong resulta. Kung naramdaman mo ang paglipat ng talakayan sa paksa, i-redirect ang pag-uusap sa pamamagitan ng pagtatanong ng mga katanungan na direktang nauugnay sa paksa.

  • Kung ang diyalogo ay nagsimulang umanod, maaari mong sabihin: "Ngunit paano ito nakakaapekto sa isyu na tinatalakay natin ngayon?" O, "Ang lahat ng ito ay napaka-kagiliw-giliw na mga puntos. Dapat nating talakayin ang mga ito sa ibang araw ngunit, sa ngayon, ituon natin ang isyu na nasa kamay."
  • Maaari mo ring i-flag ang mga ideya na nailahad at talakayin ang mga ito sa isang susunod na pagpupulong o ibang paraan. Sa gayon maaari mong igalang nang wasto ang mga naiisip na ideya at hindi masaktan ang alinman sa mga dumalo.
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 12
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 12

Hakbang 5. Magkaroon ng isang plano para sa mga mahirap na sitwasyon at i-defuse ang mga ito

Kung sa tingin mo sa mga kalahok ay nasa gilid na ng isang mainit na debate, magdala ng ibang tao na alam mong magsasalita sa isyu. Mahalaga, gugustuhin mong i-defuse ang isang debate sa pamamagitan ng pagdadala ng mas maraming diyalogo. Sa kaganapan ng isang salungatan, maaari mo ring pakinggan ang magkabilang panig at kilalanin ang karaniwang batayan upang pagsama-samahin ang mga kalaban na partido.

Sa kaganapan ng isang mahirap na sitwasyon, maaari mong sabihin: "malinaw na pareho kang nagmumula sa iba't ibang panig. Gayunpaman, malinaw na sumasang-ayon ka sa kahalagahan ng isyung ito kaya't subukang pagtuunan ang ating lakas sa paghahanap ng kapwa kapaki-pakinabang na resulta."

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 13
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 13

Hakbang 6. Sagutin at i-redirect ang mga katanungan

Bilang tagatulong maaari kang kumuha ng mga katanungan mula sa mga dadalo hangga't nasa posisyon ka upang tumugon nang wasto. Kung hindi, dapat mong isangguni ang tanong sa isang tao sa pagpupulong na nasa isang mas mahusay na posisyon upang tumugon nang wasto.

Sa kaganapan na hindi mo alam ang sagot sa isang katanungan, maaari mong sabihin: "Iyon ay isang mahusay na tanong. Gayunpaman, sa palagay ko mas alam ni Samantha ang paksang ito. Samantha, ano ang iyong mga saloobin?"

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 14
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 14

Hakbang 7. Ibuod at gawing simple ang mga natuklasan

Gumawa ng mga tala sa panahon ng pagpupulong at tiyakin na isusulat mo ang lahat ng mga pangunahing ideya at opinyon. Sa pagtatapos ng isang talakayan sa isang tiyak na paksa, kapaki-pakinabang kung ang tagapangasiwa ay nagbibigay ng isang pagsusuri ng sinabi at mga konklusyong naabot.

Gawin ang iyong makakaya upang buod ang mga pangunahing puntong binigay ng bawat taong dumalo. Gayundin, i-highlight ang anumang mga resolusyon na ginawa sa mga isyung pinag-usapan

Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 15
Gawing madali ang isang Pagpupulong Hakbang 15

Hakbang 8. Itanong kung paano nagpunta ang pagpupulong nang magtapos ito

Mahalaga ang feedback para sa iyo upang mapagbuti bilang isang tagapagpatulong ng pulong. Maaari mong isipin ang tungkol sa pagtatanong sa mga sumusunod: Ang agenda ba ay naipamahagi sa isang magandang panahon? Gaano kahusay ang kahanda ng mga dumalo? Gumana ba ang oras na inilaan sa bawat paksa? Mayroon bang sapat na oras para sa talakayan? Paano mapabuti ang pag-set up ng silid?

  • Ang feedback ay maaari ding kolektahin ng isang survey sa email na ipinadala sa mga kalahok kaagad pagkatapos ng pagpupulong.
  • Tiyaking suriin ang resulta at gumawa ng anumang kinakailangang mga pagbabago para sa susunod na pagpupulong.

Mga Tip

  • Tandaan na upang mapadali ang isang pagpupulong hindi mo kailangang labis na mag-alala sa nilalaman. Sa halip, mag-alala sa proseso.
  • Dumikit sa mga itinalagang oras ng pahinga.
  • Maging magagamit sa mga kalahok sa pamamagitan ng pananatili pagkatapos ng pagpupulong para sa sinumang hindi nais na tugunan ang pangkat.

Inirerekumendang: