Paano Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project (na may Mga Larawan)
Paano Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project (na may Mga Larawan)
Video: Panukalang Proyekto | Halimbawa | Mga Bahagi | Layunin sa acronym na SIMPLE | Mga Dapat Gawin 2024, Marso
Anonim

Ang isang ulat sa pamamahala ng proyekto ay isang dokumento na naglalarawan sa isang proyekto sa negosyo at mga hakbang na dapat gawin ng isang pangkat upang makumpleto ito. Ibinahagi ang ulat sa mga pangunahing manlalaro ng proyekto. Kapag ang lahat ay nasa parehong pahina, ang lahat ay maaaring magtulungan upang makumpleto ang layunin ng proyekto. Karaniwang naglalaman ang ulat ng plano ng proyekto, mga responsibilidad ng koponan, isang inaasahang timeline, at isang badyet. Sa samahan, kalinawan, at pag-input ng mga kasapi ng iyong koponan, madali kang makakalikha ng isang mabisang ulat sa pamamahala ng proyekto at magtrabaho patungo sa pagkumpleto ng mga layunin nito.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagkolekta ng Impormasyon

Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project Hakbang 1
Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project Hakbang 1

Hakbang 1. Tukuyin ang layunin ng proyekto

Ang isang ulat sa pamamahala ng proyekto ay dapat na nagbabalangkas sa saklaw ng proyekto at layunin sa pagtatapos. Ang pag-unawa sa layunin ay susi sa pag-unawa sa mga pangangailangan na inaasahang matugunan ng proyektong ito. Mahalaga para sa iyo at sa iyong tagapakinig na magkaroon ng isang malinaw na ideya ng layunin ng proyekto upang ma-maximize ang bisa ng iyong ulat.

Tanungin ang iyong sarili, "Paano ito makakatulong sa aking kumpanya, aming kliyente, o aming komunidad? Posible bang magkaroon ng positibong epekto ang proyektong ito sa iba pang mga lugar? " Ang pag-unawa sa pangkalahatang saklaw ay maaaring makatulong sa iyo na pahalagahan kung paano maaaring maging kapaki-pakinabang sa iyo at sa iba ang proyektong ito

Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project Hakbang 2
Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project Hakbang 2

Hakbang 2. Ituro ang iyong madla

Alamin kung sino ang magbabasa ng ulat at kung ano ang maaaring gusto nilang malaman mula rito. Ang ilang mga detalye ay maaaring labis sa ilang mga madla, habang ang iba ay maaaring kailanganing ibigay sa detalyadong impormasyon. Ang pagkilala sa iyong mga mambabasa sa pasimula ay magbibigay ng direksyon para sa nilalaman ng ulat ng proyekto.

Ang ilang mga madla ay maaaring hindi pamilyar sa wika, mga termino, at jargon na madalas na ginagamit sa iyong kapaligiran sa pagtatrabaho. Kung nagsusulat ka ng isang ulat para sa isang kliyente, halimbawa, iwasan ang paggamit ng teknikal na jargon na nangangailangan ng mahabang pagpapaliwanag. Sa halip, planong magsulat sa isang boses na madaling naglalarawan sa saklaw ng iyong proyekto at timeline

Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project Hakbang 3
Sumulat ng isang Ulat sa Pamamahala ng Project Hakbang 3

Hakbang 3. Lumikha ng isang listahan ng mga nilalaman

Ang isang talaan ng mga nilalaman ay mahalagang nagbibigay ng isang madaling basahin na balangkas para sa iyong madla. Sa isang mabilis na sulyap, mabilis na maunawaan ng isang mambabasa ang istraktura at sangkap ng dokumento. Ang isang talaan ng mga nilalaman ay maaari ring makatulong na abala ang mga mambabasa na mahanap ang impormasyon na makabuluhan sa kanila nang mabilis at mabisa.

Marahil ang isang namumuhunan na nagbabasa ng ulat ay nais na suriin muna ang badyet. Ang pagpapakita kung nasaan ang badyet sa talahanayan ng mga nilalaman ay makakatulong na gabayan ang namumuhunan sa impormasyong kailangan nila

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 4
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 4

Hakbang 4. Kausapin ang iyong superbisor

Magkaroon ng isang pagpupulong kasama ang iyong superbisor upang maunawaan ang mga inaasahan ng iyong ulat sa pamamahala ng proyekto. Ang iyong superbisor ay maaaring may mga partikular na punto ng interes, alalahanin, o detalye na nais nilang isama mo sa ulat. Maaari ring ipaliwanag ng iyong superbisor kung gaano katagal dapat ang ulat at kung may mga partikular na format na kinakailangan ng iyong kumpanya para sa mga ganitong uri ng ulat. Subukang mangolekta ng maraming kapaki-pakinabang na impormasyon hangga't maaari upang makatulong na gawing malinaw at kapaki-pakinabang ang iyong ulat.

Tanungin ang iyong superbisor tungkol sa kung ano ang isasama sa ulat. "Iniisip ko na isama ang mga resulta mula sa pag-aaral noong nakaraang taon sa pagpapakilala ng proyekto. Sa palagay mo makakatulong ito sa mga mambabasa na maunawaan ang mga layunin ng proyekto? " Pahalagahan ng iyong superbisor ang pagkakataong magbigay sa iyo ng feedback nang maaga sa proseso

Bahagi 2 ng 3: Pag-format at Pagsulat ng Ulat

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 5
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 5

Hakbang 1. Magbigay ng isang buod ng ehekutibo

Ang buod ng ehekutibo ay ipinakita sa simula ng isang ulat sa pamamahala ng proyekto. Ang buod na ito ay nagbibigay sa mambabasa ng isang maigsi pangkalahatang ideya ng layunin ng proyekto at mga natuklasan ng koponan, pag-unlad, inaasahang mga hadlang, at timeline. Dapat repasuhin ng mga mambabasa ang buod at maunawaan ang pangkalahatang proseso ng proyekto.

Maigting na buod ang kahalagahan ng proyekto at ang pangunahing layunin. "Ang proyektong ito ay magpapalawak ng epekto ng aming kliyente sa kanilang merkado sa pamamagitan ng pagtupad sa hindi natutugunang pangangailangan sa larangang ito."

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 6
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 6

Hakbang 2. Sumulat ng isang panimula

Dapat ilarawan ng isang pagpapakilala ang likas na katangian ng proyekto, pangkalahatang layunin nito, at ang halaga ng proyekto sa kumpanya, kliyente, o komunidad.

  • Maging maliksi hangga't maaari nang hindi isinasakripisyo ang mga kinakailangang detalye. Ang iyong madla ay maaaring pinindot para sa oras. Subukang iparating ang iyong mensahe sa isang pares ng mga pangungusap o mga puntos ng bala sa halip na mahabang mga talata.
  • Kung naglalathala ka ng isang libro, halimbawa, maglista ng makabuluhang impormasyon tulad ng "book tour na itinakdang magsimula sa Setyembre" at "ang mga benta sa holiday na inaasahang tataas ng 15%" sa mga puntos ng bala upang ang key impormasyon ay halata sa mambabasa.
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 7
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 7

Hakbang 3. Ipaliwanag ang pangunahing datos sa isang seksyon ng pamamaraan

Dapat kang magbigay ng data na naglalarawan ng mga nauugnay na istatistika at mga obserbatibong husay na nagbibigay kaalaman sa mga pangangailangan ng iyong proyekto. Gawing madali para sa mambabasa na maunawaan kung bakit mahalaga ang iyong proyekto, kung paano ito natatanging angkop upang sagutin ang isang partikular na problema, at kung paano nito sasagutin o matugunan ang mga pangangailangan ng iyong kumpanya o mga kahilingan ng kliyente.

Kung ang iyong layunin sa proyekto ay tulungan ang isang kumpanya na buksan ang isang tindahan ng fashion sa isang partikular na lugar, halimbawa, magbigay ng data na naglalarawan sa kalapit na kumpetisyon. "Walang mga katunggali sa loob ng 15-milyang radius ng lokal na shopping center. Ang pagbubukas ng isang tindahan sa lokasyon na ito ay magbibigay sa aming kliyente ng isang pagtaas sa pangkalahatang mga benta. " Ang data na tulad nito ay makakatulong sa mambabasa na maunawaan na mayroong isang pagkakataon na matugunan ang isang partikular na pangangailangan

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 8
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 8

Hakbang 4. Ilista ang mga mapagkukunang kinakailangan para sa proyekto

Ilarawan ang lakas ng tao, mga tool, at mapagkukunan na ginagamit upang makamit ang mga layunin ng proyekto. Gamitin ang seksyong ito upang ilarawan nang maikli kung aling mga kagawaran ang namamahala sa mga partikular na aspeto ng plano at kung anong mga programa o impormasyon ang ginagamit nila. Ang seksyon na ito ay maaari ring ilarawan ang anumang mga elemento ng proyekto na na-outsource. Dapat maunawaan ng mambabasa kung sino ang namamahala sa ilang mga naihatid.

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 9
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 9

Hakbang 5. Magbigay ng isang inaasahang o inilaang badyet

Magbigay ng isang tsart o grap na nagpapakita ng mga detalye ng badyet at naglalarawan kung saan pupunta ang mga pondo. Tandaan kung ang inaasahang badyet ay sapat na pagpopondo ng mga mapagkukunan ng proyekto. Mahalaga rin na isama kung makukumpleto o hindi ang proyekto sa loob ng inilaang badyet.

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 10
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 10

Hakbang 6. Magsama ng isang timeline ng proyekto

Ilarawan kung gaano katagal aabutin upang makumpleto ang iyong proyekto at isama ang lahat ng mga nauugnay na milestones ng proyekto. Sa seksyong ito, maaari mo ring nais na isama ang pangkalahatang kalusugan ng proyekto at kung paano ito umuunlad. Gawing madali para sa mambabasa na mabilis na maunawaan ang katayuan ng iyong proyekto.

Kung nasa kalagitnaan ka ng isang proyekto, magsama ng isang porsyento na naglalarawan sa pagkumpleto ng proyekto at kung ikaw ay maaga sa iskedyul

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 11
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 11

Hakbang 7. Ilarawan ang mga hamon sa proyekto at magbigay ng mga solusyon

Ang iyong proyekto ay maaaring magkaroon ng inaasahang mga hamon o hindi inaasahang pagkabigo. Ang mga hamon ay maaaring magsama ng hindi sapat na mapagkukunan, hindi inaasahang mga hadlang, pagkabigo sa mekanikal o panteknikal, o iba pang mga pagkaantala. Ilarawan ang mga solusyon at maikling ipaliwanag kung ano ang kinakailangan upang malunasan ang mga hamon sa proyekto.

Kung may inaasahang pagkaantala, sabihin ito sa seksyong ito. "Ang konstruksyon sa bagong gusali ay maaaring mabagal nang malaki sa panahon ng Enero dahil ang malalamig na temperatura ay maaaring lumikha ng mga hindi ligtas na kondisyon sa pagtatrabaho." Ipaalam sa iyong mambabasa na naayos mo ang timeline sa account para sa mga inaasahang pagkaantala

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 12
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 12

Hakbang 8. Paggawa ng konklusyon ng ulat

Gamitin ang konklusyon upang maalalahanan ang mambabasa ng pinakamahalagang mga isyu at layunin ng proyekto. Ituon ang pasulong na momentum ng iyong proyekto at mga layunin sa pagtatapos.

Ipaalala sa iyong mambabasa kung ano ang kinakailangan sa pagsulong. "Sa napapanahong suporta ng aming mga nagbibigay, ang proyekto ay dapat na nakumpleto sa oras at sa ilalim ng badyet sa susunod na Mayo." Ang pag-highlight ng mga pangangailangan ay maaaring makatulong na matiyak na ang proyekto ay nakumpleto sa tamang oras

Bahagi 3 ng 3: Pag-polish ng Iyong Ulat

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 13
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 13

Hakbang 1. Gumamit ng mga diskarte sa pag-format upang gabayan ang pansin ng mga mambabasa

Magbigay ng mga malinaw na kategorya na may mga subheading at puntos ng bala sa buong ulat upang makatipid ng oras para sa mga mambabasa na interesado lamang sa ilang mga aspeto ng dokumento ng proyekto.

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 14
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 14

Hakbang 2. Gawing kawili-wili ang ulat

Ang paggamit ng mga grap, tsart, at iba pang mga pigura sa iyong buong ulat ay maaaring makatulong na maipakita ang mga pangunahing punto, bawasan ang pag-uulit, at magbigay ng interes sa visual sa mambabasa. Lagyan ng label ang bawat graph at magbigay ng isang madaling basahin na key.

I-save ang mambabasa ng ilang oras at ilagay ang mga numero sa tabi ng mga kaugnay na bahagi ng teksto sa halip na sa dulo ng ulat. Madaling masuri ng mambabasa ang parehong teksto at tsart nang hindi binabalik ang mga pahina

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 15
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 15

Hakbang 3. Ikalat ang paunang ulat sa mga miyembro ng iyong koponan ng proyekto

Ito ay isang partikular na mahalagang hakbang bago ipamahagi ang ulat ng proyekto sa iba pang mga kagawaran, pamamahala, o iyong mga kliyente. Maaaring iguhit ng mga miyembro ng koponan ang iyong pansin sa mga mahahalagang detalye na nawawala. Maaari din silang makatulong na ituro ang mga seksyon na hindi malinaw at mahirap maunawaan.

Suriin ang ulat upang maisama ang mga kontribusyon mula sa mga miyembro ng koponan. Gamitin ang iyong hatol tungkol sa kung aling mga detalye ang isasama

Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 16
Sumulat ng isang Project Management Report Hakbang 16

Hakbang 4. Proofread ang ulat

Ang iyong ulat ay dapat na malinis, malinaw, at libre mula sa mga isyu sa pag-format at mga pagkakamali sa pagbaybay at grammar. Ang isang maayos at walang error na ulat ay magbabawas ng mga nakakagambala at papayagan ang iyong mga mambabasa na ituon ang pansin sa mga pangunahing punto ng iyong ulat. Ang pagbabasa ng parehong dokumento nang maraming beses ay maaaring maging sanhi ng hindi mo pansinin ang ilang halatang mga pagkakamali, kaya't hilingin sa isang miyembro ng koponan na i-proofread ang dokumento.

Mga Tip

  • Talakayin ang proyekto sa iyong mga kasamahan sa koponan habang sinusulat mo ang ulat. Ang pagsasaalang-alang sa mga pananaw at pananaw ng iba, kanilang mga pangangailangan, at kanilang mga target ay maaaring makatulong na impluwensyahan ang ilan sa mga detalye na pinili mong isama sa iyong ulat sa pamamahala ng proyekto.
  • Kung ang iyong kumpanya ay may isang partikular na format o template para sa mga ulat sa pamamahala ng proyekto, tiyaking sumunod sa mga alituntuning iyon.

Inirerekumendang: