Paano Sumulat ng isang Memo (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Sumulat ng isang Memo (na may Mga Larawan)
Paano Sumulat ng isang Memo (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sumulat ng isang Memo (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sumulat ng isang Memo (na may Mga Larawan)
Video: Tips kung pano makipag DEAL sa mga Buy and Sell 2024, Marso
Anonim

Ang mga memo ay isang mahusay na paraan upang maipaabot ang mga malalaking desisyon o pagbabago sa patakaran sa iyong mga empleyado o kasamahan. Mahalaga na maglaan ka ng oras upang makabuo ng isang mahusay na memo upang ang iyong mensahe ay maabot kung nais mo ito.

Mga hakbang

Mga Halimbawang Memo

Image
Image

Sampol na Memo sa Mga Customer

Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.

Image
Image

Sample Memo kay Boss

Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.

Image
Image

Sampol na Memo sa Mga kasamahan sa trabaho

Suportahan ang wikiHow at i-unlock ang lahat ng mga sample.

Bahagi 1 ng 4: Pagsulat ng Pamagat ng Memo

Sumulat ng isang Memo Hakbang 1
Sumulat ng isang Memo Hakbang 1

Hakbang 1. I-type ang "MEMORANDUM" sa tuktok ng pahina

Sabihin na ang dokumentong ito ay isang memorandum sa simula pa lamang. Lagyan ng label ang pahina na “MEMORANDUM” 1.5 pulgada (3.8 cm) mula sa tuktok ng pahina. Ilagay ang salitang naka-bold sa unang linya. Maaari mo itong isentro sa linya na ito o i-align ito ng kaliwa. Maaari mo ring piliing gawing mas malaki ang font para sa salitang ito.

Dobleng puwang sa pagitan ng linya na ito at sa susunod na linya ng heading

Sumulat ng isang Memo Hakbang 2
Sumulat ng isang Memo Hakbang 2

Hakbang 2. Address nang wasto sa tatanggap

Ang memo ay isang pormal na komunikasyon sa negosyo, at dapat mo ring tugunan ang mambabasa nang pormal din. Gumamit ng isang buong pangalan at pamagat ng tao kung kanino mo ipinapadala ang memo.

Kung nagpapadala ka ng isang memo sa buong kawani, maaari kang sumulat ng: "SA: Lahat ng mga empleyado."

Sumulat ng isang Memo Hakbang 3
Sumulat ng isang Memo Hakbang 3

Hakbang 3. Magdagdag ng mga karagdagang tatanggap sa linya ng CC

Ipinapahiwatig ng linya na "CC" kung sino ang makakatanggap ng isang "Kagandahang Kopya" ng memo. Hindi ito ang tao kung kanino nakadirekta ang memo. Sa halip, ito ay isang tao na maaaring kailanganing manatiling may kaalaman tungkol sa mga patakaran o isyu na iyong tinutugunan sa memo.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 4
Sumulat ng isang Memo Hakbang 4

Hakbang 4. Isulat ang iyong pangalan sa linya na "Mula"

Kailangang isama sa heading ang kung sino ang sumusulat at nagpapadala ng memo. Ang iyong buong pangalan at pamagat ng trabaho ay nasa linya na ito.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 5
Sumulat ng isang Memo Hakbang 5

Hakbang 5. Isama ang petsa

Isulat ang kumpletong petsa, ispeling ang buwan at isama ang petsa at taon. Halimbawa, isulat ang: "PETSA: Enero 5, 2015" o "PETSA: 5 Enero 2015."

Sumulat ng isang Memo Hakbang 6
Sumulat ng isang Memo Hakbang 6

Hakbang 6. Pumili ng isang tukoy na parirala para sa linya ng paksa

Ang linya ng paksa ay nagbibigay sa mambabasa ng isang ideya tungkol sa kung ano ang tungkol sa memo. Maging tiyak ngunit maigsi.

Halimbawa, sa halip na magsulat ng, "Ants," para sa paksa, maging mas tiyak sa pamamagitan ng pagsulat ng, "Ant Problem sa Opisina."

Sumulat ng isang Memo Hakbang 7
Sumulat ng isang Memo Hakbang 7

Hakbang 7. I-format nang maayos ang heading

Ang heading ay dapat na nasa tuktok ng pahina, nakahanay sa kaliwang bahagi ng pahina. I-capitalize ang mga salitang "TO:", "MULA SA:", "DATE:", at "PAKSA:".

  • Ang isang sample na heading ay magiging katulad ng:

    SA: Pangalan at pamagat ng trabaho ng tatanggap

    MULA: Ang iyong pangalan at pamagat ng trabaho

    PETSA: Kumpletuhin ang petsa kung kailan isinulat ang memo

    PAKSA: (o RE:) Tungkol saan ang memo (naka-highlight sa ilang paraan)

  • Kapag itinatayo ang heading, siguraduhing doble ang puwang sa pagitan ng mga seksyon at ihanay ang teksto.
  • Maaari kang pumili upang magdagdag ng isang linya sa ibaba ng heading na napupunta sa buong pahina. Paghiwalayin nito ang heading mula sa katawan ng memo.

Bahagi 2 ng 4: Pagsulat ng Katawan ng Memo

Sumulat ng isang Memo Hakbang 8
Sumulat ng isang Memo Hakbang 8

Hakbang 1. Isaalang-alang kung sino ang dapat na tagapakinig

Upang maibasa at tumugon ang mga tao sa memo, mahalagang iakma ang tono, haba, at antas ng pormalidad ng memo sa madla na magbabasa nito. Ang paggawa nito na mabisang nangangailangan ng pagkakaroon ng isang magandang ideya kung kanino ang nilalayon ng memo.

  • Isipin ang tungkol sa mga priyoridad at alalahanin ng iyong madla.
  • Subukang asahan ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ang iyong mga mambabasa. Brainstorm ng ilang nilalaman para sa memo, tulad ng mga halimbawa, katibayan, o iba pang impormasyon na makapanghimok sa kanila.
  • Ang pagsasaalang-alang sa madla ay nagbibigay-daan sa iyo upang maging sensitibo sa pagsasama ng anumang impormasyon o damdamin na hindi naaangkop para sa iyong mga mambabasa.
Sumulat ng isang Memo Hakbang 9
Sumulat ng isang Memo Hakbang 9

Hakbang 2. Laktawan ang isang pormal na pagbati

Ang memo ay hindi nagsisimula sa isang pagbati tulad ng "Mahal na G. Edwards." Sa halip, sumisid mismo sa iyong pambungad na segment na nagpapakilala sa bagay na iyong tinatalakay sa memo.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 10
Sumulat ng isang Memo Hakbang 10

Hakbang 3. Ipakilala ang problema o isyu sa unang talata

Sandali na bigyan sila ng konteksto sa likod ng aksyon na nais mong gawin nila. Ito ay medyo katulad ng isang pahayag ng thesis, na nagpapakilala sa paksa at nagsasaad kung bakit ito mahalaga. Maaari mo ring isaalang-alang ang pagpapakilala bilang isang abstract, o isang buod ng buong memo.

Bilang isang pangkalahatang patnubay, ang pagbubukas ay dapat tumagal ng halos isang talata

Sumulat ng isang Memo Hakbang 11
Sumulat ng isang Memo Hakbang 11

Hakbang 4. Halimbawa, maaari kang sumulat:

"Hanggang sa Hulyo 1, 2015, ang XYZ Corporation ay magpapatupad ng mga bagong patakaran tungkol sa saklaw ng kalusugan. Ang lahat ng mga empleyado ay makakatanggap ng saklaw ng kalusugan at makakagawa ng isang minimum na $ 15 bawat oras."

Sumulat ng isang Memo Hakbang 12
Sumulat ng isang Memo Hakbang 12

Hakbang 5. Magbigay ng konteksto para sa isyu na malapit na

Maaaring mangailangan ang iyong mambabasa ng ilang impormasyon sa background tungkol sa isyung iyong tinutugunan. Magbigay ng ilang konteksto, ngunit maging maikli at sabihin lamang kung ano ang kinakailangan.

Kung nauugnay ito, ipagpatuloy ang iyong memo sa pamamagitan ng pagsasabi kung bakit ipinatutupad ang patakaran. Halimbawa, maaari mong isulat: "Ang gobyerno ng lalawigan ay bumoto upang hingin ang lahat ng mga empleyado sa lalawigan na makatanggap ng isang $ 15 / oras na minimum na sahod."

Sumulat ng isang Memo Hakbang 13
Sumulat ng isang Memo Hakbang 13

Hakbang 6. Suportahan ang iyong kurso ng pagkilos sa segment ng talakayan

Magbigay ng isang maikling buod ng mga aksyon na ipapatupad. Magbigay ng ebidensya at lohikal na mga dahilan para sa mga iminungkahing solusyon. Magsimula sa pinakamahalagang impormasyon, pagkatapos ay lumipat sa tukoy o sumusuporta sa mga katotohanan. Sabihin kung paano makikinabang ang mga mambabasa mula sa pag-aksyon na inirerekumenda mo, o maging dehado sa kawalan ng pagkilos.

  • Huwag mag-atubiling isama ang mga graphic, listahan, o tsart, lalo na sa mas mahahabang memo. Siguraduhin lamang na ang mga ito ay tunay na nauugnay at mapanghimok.
  • Para sa mas mahahabang memo, isaalang-alang ang pagsusulat ng maikling mga heading na naglilinaw sa nilalaman ng bawat kategorya. Halimbawa, sa halip na sabihin ang "Mga Patakaran," isulat ang "Mga bagong patakaran tungkol sa mga part-time na empleyado." Maging tiyak at maikli sa bawat heading upang ang pangunahing punto ng iyong memo ay maliwanag sa mambabasa kaagad.
Sumulat ng isang Memo Hakbang 14
Sumulat ng isang Memo Hakbang 14

Hakbang 7. Imungkahi ang mga aksyon na dapat gawin ng mambabasa

Ang memo ay isang tawag para sa pagkilos sa isang partikular na isyu, maging ito man ay anunsyo tungkol sa isang bagong produkto ng kumpanya, mga bagong patakaran patungkol sa mga ulat sa gastos, o isang pahayag tungkol sa kung paano tinutugunan ng kumpanya ang isang problema. Muling ibalik ang aksyon na dapat gawin ng mambabasa sa pagsasara ng talata o pangungusap.

  • Halimbawa, maaari mong isulat, "Lahat ng mga empleyado ay dapat gumamit ng bagong sistema ng accounting sa Hunyo 1, 2015."
  • Maaari rin itong magsama ng ilang katibayan upang mai-back up ang iyong mga rekomendasyon.
Sumulat ng isang Memo Hakbang 15
Sumulat ng isang Memo Hakbang 15

Hakbang 8. Isara ang memo na may positibo at maligayang buod

Ang huling talata ng memo ay dapat na muling magsabi ng mga susunod na hakbang upang matugunan ang isyu sa kamay. Dapat din itong magsama ng isang mainit na tala na muling binibigyang diin ang pagkakaisa ng samahan.

  • Maaari mong isulat, "Masisiyahan akong talakayin ang mga rekomendasyong ito sa iyo sa paglaon at sundin ang anumang mga desisyon na gagawin mo."
  • Maaari kang magtapos sa isang bagay tulad ng, "Nasasabik kami tungkol sa pagpapalawak ng linya ng produktong ito. Tiwala kami na mapapalago nito ang aming negosyo at gagawin ang kumpanyang ito na isang mas napapanatiling negosyo."
  • Sa pangkalahatan ito ay dapat na isa hanggang dalawang pangungusap ang haba.

Bahagi 3 ng 4: Pagtatapos sa Memo

Sumulat ng isang Memo Hakbang 16
Sumulat ng isang Memo Hakbang 16

Hakbang 1. I-format nang maayos ang iyong memo

Gumamit ng isang karaniwang format para sa iyong memo upang matiyak na madaling basahin. Gumamit ng isang 12-point font tulad ng Times New Roman o Arial. Gumamit ng isang pulgadang margin sa kaliwa, kanan at ilalim na mga gilid.

Gumamit ng mga parapo ng istilo ng block. Dobleng puwang sa pagitan ng mga talata. Huwag i-indent ang bawat talata

Sumulat ng isang Memo Hakbang 17
Sumulat ng isang Memo Hakbang 17

Hakbang 2. Proofread ang iyong memo

Suriin at i-edit ang iyong memo upang matiyak na ito ay malinaw, maikli, nakakaakit, at walang mga error. Suriin na pare-pareho ka sa uri ng wika na iyong ginagamit. Tanggalin ang hindi kinakailangang mga salitang pang-scholar o teknikal na jargon.

  • Suriin ang mga error sa spelling, grammar, at nilalaman. Magbayad ng partikular na pansin sa mga pangalan, petsa, o numero.
  • Suriin na ito ay hindi labis na mahaba, at gupitin ang anumang labis na materyal.
Sumulat ng isang Memo Hakbang 18
Sumulat ng isang Memo Hakbang 18

Hakbang 3. Isulat nang kamay ang iyong mga inisyal sa iyong pangalan

Ang isang memo ay hindi nagsasama ng isang linya ng lagda. Ngunit dapat mong simulan ang memo na may panulat sa header. Isulat ang iyong mga inisyal sa tabi ng iyong pangalan. Ipinapahiwatig nito na naaprubahan mo ang memo.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 19
Sumulat ng isang Memo Hakbang 19

Hakbang 4. Gumamit ng memo letterhead

Maaari kang magkaroon ng espesyal na sulat ng sulat na idinisenyo para sa mga memo, o maaari kang gumamit ng regular na sulat ng negosyo.

Kung lumilikha ka ng isang digital na dokumento (upang magamit para sa pag-email, halimbawa), baka gusto mong lumikha ng iyong sariling sulat sa isang dokumento ng Word na mayroong logo ng iyong kumpanya at pangunahing impormasyon sa pakikipag-ugnay. Gamitin ito bilang iyong template ng memo para sa bawat memo na ipadala mo

Sumulat ng isang Memo Hakbang 20
Sumulat ng isang Memo Hakbang 20

Hakbang 5. Piliin ang iyong paraan ng paghahatid

Tukuyin ang pinakamahusay na paraan upang ipamahagi ang iyong memo. Maaaring gusto mong i-print ang matitigas na kopya ng memo at ipamahagi ito sa ganitong paraan. Maaari mo ring ipadala ito sa pamamagitan ng email.

Kung ipinadala mo ang iyong memo sa pamamagitan ng email, baka gusto mong i-format ang iyong email sa HTML. Bilang kahalili, maaari mong i-save ang iyong memo bilang isang PDF at ilakip ito sa iyong email

Bahagi 4 ng 4: Paggamit ng Mga Template ng Memo

Sumulat ng isang Memo Hakbang 21
Sumulat ng isang Memo Hakbang 21

Hakbang 1. Maghanap ng mga template ng memo

Isaalang-alang kung nais mong gumamit ng isang template sa halip na magsulat ng isang memo mula sa simula. Kung gayon, ang iyong unang kurso ng pagkilos ay dapat na maghanap sa online para sa ilang magagandang mga template ng memo. Ang Microsoft Word ay mayroon ding mga template ng memo. Ang mga template sa pangkalahatan lahat ay nagbabahagi ng parehong pangunahing pag-format, ngunit maaari silang gumamit ng iba't ibang mga font, laki, at disenyo.

  • I-download ang template na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan.
  • Tiyaking basahin ang mga tuntunin ng paggamit bago gumamit ng anumang mga template mula sa isang mapagkukunan sa web.
Sumulat ng isang Memo Hakbang 22
Sumulat ng isang Memo Hakbang 22

Hakbang 2. Buksan ang iyong na-download na template sa iyong computer

Matapos mong mapindot ang pindutan ng pag-download, ang template ay awtomatikong magda-download sa iyong computer o maaaring tumagal ng ilang mga hakbang upang simulan ang pag-download. Na-download ito bilang isang zip file, kaya kailangan mong i-unzip ang file at pagkatapos ay buksan ito sa Microsoft Word.

Mahusay na ideya na gamitin ang pinakabagong bersyon ng Microsoft Word upang matiyak na hindi ka makakatakbo sa anumang hindi inaasahang mga problema sa software at ang template ay gagana tulad ng naidisenyo upang gumana. Kung nagpapatakbo ka sa isang mas matandang bersyon ng Microsoft Word, i-update lamang ang iyong software bago mag-download ng anumang mga template

Sumulat ng isang Memo Hakbang 23
Sumulat ng isang Memo Hakbang 23

Hakbang 3. I-set up ang iyong header

Tandaan na ang lahat ng nasa template ay nababago. Maaari mong ipasadya ang bawat bahagi ng template ng memo upang magkasya sa iyong partikular na mga pangangailangan. Halimbawa, maaari mong idagdag ang iyong logo at pag-sign sa copyright sa seksyon ng header ng template. Mag-click lamang sa seksyon ng header at i-type ang impormasyon ng iyong kumpanya.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 24
Sumulat ng isang Memo Hakbang 24

Hakbang 4. Punan ang mga patlang sa header ng template

Siguraduhing punan ang mga patlang na "TO" at "MULA," pati na rin mga patlang na "CC" at "PAKSA". Gumawa ng pag-iingat kapag pinupunan ang mga patlang na ito upang matiyak na hindi ka lumaktaw sa anumang larangan, na iniiwan ang ilan sa mga ito na blangko, o na hindi ka nakagawa ng isang error sa pag-type sa tabi-tabi.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 25
Sumulat ng isang Memo Hakbang 25

Hakbang 5. I-type ang iyong mensahe

Isulat ang panimula, konteksto, talakayan at mga bahagi ng buod ng iyong memo sa katawan. Kung nais mo, maaari mong gamitin ang mga puntos ng bala o listahan upang ayusin ang impormasyon.

  • Panatilihin ang pag-format ng template. Tiyakin nitong maayos ang iyong pagkakahanay ng talata at mayroon kang tamang mga margin at laki ng font.
  • Kung kinakailangan, maaari mo ring ipasadya ang memo upang magamit ang isang mesa. Minsan ito ay isang magandang ideya, lalo na kung ang paggamit ng isang listahan ng bala o isang bagay na katulad ay ginagawang masikip o mahirap basahin ang memo.
  • Tiyaking natanggal mo ang anumang mga salita na nasa template na. Gayundin, maingat na i-proofread ang iyong memo bago ipadala ito.
Sumulat ng isang Memo Hakbang 26
Sumulat ng isang Memo Hakbang 26

Hakbang 6. Tiyaking suriin ang footer

Ang footer ay ang puwang sa ilalim ng pahina na madalas ay may karagdagang impormasyon. Maaari mong isama dito ang impormasyon ng iyong kumpanya o personal na impormasyon sa pakikipag-ugnay. Mahalagang maglaan ka ng oras upang matiyak na ang impormasyong ito ay tama. Ang huling bagay na nais mong mangyari ay ang pagsulat ng isang mahusay na memo at pagkatapos ay mayroong maling impormasyon sa pakikipag-ugnay o ganap na nawawala ang impormasyong iyon.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 27
Sumulat ng isang Memo Hakbang 27

Hakbang 7. Ipasadya ang iyong hitsura

Ang isa sa mga pinaka nakakaakit na bagay tungkol sa template ay maaari mo ring baguhin ang kulay ng dokumento. Pinapayagan kang mag-ehersisyo ang isang tiyak na antas ng pagkatao at ginagawang mas tiyak ang buong dokumento. Pinapayagan ka ring pumili ng isang kulay na naaangkop para sa sitwasyon sa kamay upang matiyak na ang memo ay biswal na kapansin-pansin, ngunit propesyonal.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 28
Sumulat ng isang Memo Hakbang 28

Hakbang 8. I-save ang iyong memo bilang isang natatanging dokumento

Tiyaking makatipid ng isang kopya ng memo na ito. Pagkatapos ay magkakaroon ka ng isang digital backup na dokumento na nagbibigay ng patunay ng iyong komunikasyon sa negosyo.

Sumulat ng isang Memo Hakbang 29
Sumulat ng isang Memo Hakbang 29

Hakbang 9. I-save ang template upang magamit mo ito muli

Kailan man kailangan mong gamitin ang memo para sa isang bahagyang naiibang paksa sa hinaharap, baguhin lamang ang bawat larangan upang umangkop sa partikular na paksa ng memo. Makakatipid ka ng oras at makakatulong din sa iyo na lumikha ng isang pare-parehong memo na propesyonal at makukuha ang pansin ng mga tao kaya't babasahin ang memo sa isang mabilis na paraan.

Mga Tip

  • Huwag magbigay ng masyadong maraming mga whys. Mahalagang ipaliwanag kung bakit mo nais ang isang bagay na nagawa, ngunit huwag labis na gawin ito.
  • Ang mga memo ay dapat palaging maikli.

Inirerekumendang: