Paano Sasagutin ang Telepono sa Trabaho: 10 Hakbang (na may Mga Larawan)

Talaan ng mga Nilalaman:

Paano Sasagutin ang Telepono sa Trabaho: 10 Hakbang (na may Mga Larawan)
Paano Sasagutin ang Telepono sa Trabaho: 10 Hakbang (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sasagutin ang Telepono sa Trabaho: 10 Hakbang (na may Mga Larawan)

Video: Paano Sasagutin ang Telepono sa Trabaho: 10 Hakbang (na may Mga Larawan)
Video: UTANG MONG "DI NA KAYANG BAYARAN|ANO ANG PWEDENG GAWIN?#AskAttyClaire 2024, Marso
Anonim

Ang pag-project ng isang propesyonal na imahe sa trabaho ay mahalaga para sa tagumpay sa karera. Ang pagsagot sa telepono ay isang bagay na ginagawa ng halos bawat empleyado, anuman ang kanyang posisyon sa kumpanya. Ang pagsagot sa tamang paraan ay magpapalabas ng positibong tono, makakatulong sa tumatawag na komportable, at maitatakda ka upang makatulong na sagutin ang anumang mga katanungan na mayroon siya.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 2: Pagkuha ng Telepono

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 1
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 1

Hakbang 1. Mabilis na sagutin

Kung ikaw ay nasa isang setting ng negosyo, bastos na manatiling naghihintay ang mga tao. Pumunta sa telepono at sagutin bago ang pangatlong singsing.

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 2
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 2

Hakbang 2. Ilagay ang telepono sa iyong mukha

Habang nais mong lumipat nang mabilis kapag sinasagot ang telepono, dapat kang magkaroon ng sapat na pasensya upang aktwal na makuha ang tagapagsalita sa iyong mukha. Tiyaking hindi ka magsisimulang makipag-usap hanggang sa ang telepono ay laban sa iyo upang ang taong nasa kabilang dulo ay hindi makaligtaan ang anumang impormasyon.

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 3
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 3

Hakbang 3. Huminga ng malalim bago sumagot

Kapag ang telepono ay nasa iyong mukha, huminga ng malalim bago ibigay ang iyong pagpapakilala. Tutulungan ka nitong manatiling kalmado at kontrolado, ginagawang mas madali ang pagsasalita ng dahan-dahan at kolektahin ang iyong mga saloobin.

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 4
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 4

Hakbang 4. Ipakilala ang iyong negosyo at ang iyong sarili

Nais mong tiyakin na ang ibang tao sa linya ay tumawag sa tamang lugar at tao, kaya tiyaking alam nila kung sino ka at ang iyong kumpanya. Tiyaking nangunguna ka sa pangalan ng negosyo. Maaaring gusto mong bigyan ang iyong sarili ng isang scripted na pagbati upang hindi mo na isipin kung ano ang sasabihin kapag nag-ring ang telepono. Ang mensahe na ito ay bahagyang magbabago depende sa iyong mga pangyayari.

  • Kung ikaw ay isang tagatanggap, mahalagang kilalanin mo ang buong kumpanya, dahil ikaw ang gateway ng tumatawag sa anumang kailangan nila. Isang simpleng bagay tulad ng "Kumusta, ito ay wikiHow Enterprises, nagsasalita si Nick. Paano kita matutulungan?" ay mabuti. Ipinaaalam nito sa tumatawag kung sino ka at ang iyong negosyo, at binibigyan sila ng isang pambungad upang magpatuloy sa pakikipag-usap. Kung ikaw ay isang personal na pagtanggap, kilalanin ang taong pinagtatrabahuhan mo ("Ito ang tanggapan ni G. Miller, nagsasalita si Nick"), dahil iyon ang taong sinusubukan ng iyong tumatawag na maabot.
  • Kung ikaw ay bahagi ng isang tanggapan, ipaalam sa ibang tao kung ano ang iyong ginagawa upang malaman nila kung anong mga uri ng mga katanungan ang maaari nilang tanungin. Ang pagkilala sa iyong sarili sa pamamagitan ng pagsasabi ng "Kumusta, ito si Jessica sa Accounting" ay nagpapapaalam sa ibang tao kung naabot na nila ang opisina o taong nais nila, at kung dapat silang makipag-usap sa iba.
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 5
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 5

Hakbang 5. Panatilihin ang isang pen at notepad malapit sa telepono

Hahayaan ka nitong mabilis na mai-isahin ang impormasyon kung nais ng tao na mag-iwan ng isang mensahe o bibigyan ka ng iba pang impormasyon. Hindi mo nais na panatilihing naghihintay ang iyong tumatawag habang naghahanap ka para sa kung anong maisusulat.

Bahagi 2 ng 2: Pakikipag-usap sa Telepono

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 6
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 6

Hakbang 1. Ngiti habang nagsasalita

Kahit na wala ka sa isang magandang kalagayan, ang paglalagay ng isang ngiti sa iyong mukha at faking ito ay makakatulong sa iyong tunog na mas kaaya-aya sa taong nasa kabilang dulo. Marahil ay makakatulong din ito sa iyong kalagayan.

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 7
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 7

Hakbang 2. Magsalita nang malinaw at propesyonal

Ito ay isang propesyonal na setting, at mahalaga na kapwa kayo at ang ibang tao ay nagkakaintindihan nang malinaw at tumpak sa bawat isa. Magsalita ng dahan-dahan at ipahayag ang iyong mga salita upang matiyak na nakakakuha ang iyong impormasyon.

  • Iwasan ang mga salitang balbal tulad ng “Yep,” “Sure,” o “Nah.” Sa halip, magsalita ng malinaw na mga salita tulad ng "Oo" at "Hindi." Hindi mo nais ang anumang pagkalito sa pagitan mo at ng tumatawag sa sinabi ng alinman sa tao. Huwag kalimutan ang mga karaniwang magagalang na parirala tulad ng "Salamat" at "Maligayang pagdating" kapag naaangkop.
  • Kung kailangan mong bigyan ang isang tao ng mga tiyak na numero o titik, sabihin ang pagpasa sa isang pangalan o numero ng telepono, maaaring mabuti na pamilyar ka sa alpabetong ponetika. Sa ganoong paraan maiiwasan mo ang pagkalito sa mga titik na magkatulad ang tunog, tulad ng "B" at "V," na may mga kapaki-pakinabang na pahiwatig tulad ng "V tulad ng sa Tagumpay."
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 8
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 8

Hakbang 3. Pakitunguhan nang propesyonal ang tumatawag

Gamitin ang pamagat ng tao ("G. Jones") at hindi ang kanilang unang pangalan, lalo na kung hindi mo personal na kilala ang tumatawag. Siguraduhin na naaalala mo ang kanyang pangalan at address sa kanya kasama nito sa panahon ng pag-uusap.

Maaaring kapaki-pakinabang na isulat ang pangalan ng tao pagkatapos mong makuha ito upang matulungan kang matandaan

Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 9
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 9

Hakbang 4. Ilipat ang tao kung kinakailangan

Kung may tumatawag sa iyo sa trabaho, marahil ay mayroon siyang isang tukoy na problema o isyu na kailangan niyang lutasin. Kung hindi mo alam kung paano sagutin ang isang katanungan o pag-aalala, huwag subukan. Sa halip, mag-alok na ilipat siya sa isang taong makakatulong. Ipinapakita rin nito na interesado ka at handang tumulong na malutas ang problema ng iyong tumatawag.

  • Maraming mga system ng telepono sa opisina ang magkakaroon ng paraan upang ilipat ang mga tawag. Tiyaking alam mo kung alam ng iyong opisina, at kung paano ito gumagana. Kung hindi, kunin ang numero ng tamang tao, at ipasa ang impormasyong iyon sa iyong tumatawag.
  • Maging magalang hangga't maaari kapag ginagawa ito, at ialok ang paglipat. Sabihin ang isang bagay tulad ng "Natatakot ako na hindi ko masagot iyon. Gusto mo bang ilipat kita sa Brian, sino ang makakatulong sa iyo?” Siguraduhin na ang tao sa kabilang dulo ay sumasang-ayon bago baguhin ang tawag.
  • Kung may ibang hindi magagamit, mag-alok na kumuha ng isang mensahe. Tandaan lamang na ipasa ang mensahe na iyon.
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 10
Sagutin ang Telepono sa Trabaho Hakbang 10

Hakbang 5. Tapusin ang tawag sa propesyonal

Ang isang malinaw at magalang na "Salamat" o "Paalam" ay nagpapaalam sa ibang tao na ang pag-uusap ay tapos na at maaari siyang mag-hang up. Hindi dapat magkaroon ng anumang pagkalito kung dapat o magpatuloy ang pag-uusap.

Hayaan ang ibang tao na mag-hang up. Pinasimulan niya ang tawag, kaya nais mong hayaan siyang matapos ang anumang kailangan niya nang tumawag siya sa una. Kung mag-hang up ka kapag hindi handa ang tumatawag, maaari itong magmukhang masungit, o maaaring makaligtaan mo ang mahalagang impormasyon

Mga Tip

  • Iwasang sagutin ang iyong personal na cell phone sa trabaho. Nasa trabaho mo upang magtrabaho, hindi nakikipag-chat sa iyong mga kaibigan. Ang mga personal na tawag at mensahe ay maaaring maghintay hanggang matapos ang araw ng pagtatrabaho.
  • Iwasan ang mga nakakaabala. Ilagay ang iyong ginagawa at ituon ang tawag sa telepono upang ang tumatawag ay magkaroon ng iyong hindi nababahaging pansin. Hindi mo nais na magkaroon ng kaguluhan o masyadong abala upang sagutin ang mga katanungan at magbigay ng tulong.
  • Itago ang mga bagay sa iyong bibig kapag nasa telepono. Nangangahulugan ito na walang pagkain, pag-inom, o chewing gum. Nakakaapekto ito sa kalinawan at nagmumungkahi sa tumatawag na hindi sila mahalaga.
  • Maging makiramay, at manatiling kalmado at propesyonal kahit na ang isang tumatawag ay nagreklamo o bastos.

Inirerekumendang: